费用报销管理制度

时间:2021-07-15 09:06:51 制度 我要投稿

最新费用报销管理制度

  在日常生活和工作中,很多地方都会使用到制度,制度是维护公平、公正的有效手段,是我们做事的底线要求。那么什么样的制度才是有效的呢?以下是小编整理的最新费用报销管理制度,仅供参考,欢迎大家阅读。

  费用报销管理制度1

  一、目的

  为配合本公司业务需求,并合理支付员工因公务先行代垫费用。

  二、适用范围

  凡本公司员工因公务报销个人代垫费用,概依本管理办法之规定办理。

  三、费用报销标准

  1、工作误餐标准:员工晚上加班至20点以后,公司报销每人15元/天工作餐费。

  2、车费:员工因公务市内外出办事或晚上加班至21点以后发生的出租车费。

  3、手机话费标准:视职务需求,提出申请,并依公司另行颁布员工手机通讯费核销标准办理。

  4、业务招待费标准(招待餐费、礼品费等):各部门根据公司业务需要,安排外单位人员用餐、送礼或安排其它形式的招待活动而发生的费用。招待费应本着节约原则,发生招待费前应向权责主管请示批准所要采用的招待标准。

  5、其它费用:非上述所列费用,经权责主管认定该费用确因公务发生者。

  四、个人费用的报销办法

  1、个人费用的报销办法采用:分级审批、预算限额控制。

  2、分级审批、预算限额控制指:公司将根据各部门人数、工作性质下达各部门每月费用(招待费、差旅费、工作餐费、车费、手机费等)报销限额,各部门根据限额自行控制部门费用。各部门费用限额总计应在公司总预算范围内。只有当各部门报销的各种费用总额在规定限额内、并且符合本规定第三条中报销标准时财务部方可予以报销。

  3、各部门有权限的主管在限额内批准费用,超过限额的费用须报送首席执行长和副总经理批准。“部门个人费用报销限额及权限表”由财务部管理使用,部门可到财务部查阅,公司会随着业务的变化而更新其中内容。各部门助理也应及时反映执行过程中出现的问题。

  五、费用报销流程

  1、单据准备:财务部对报销的原始发票有如下要求:

  1)、工作餐报销时发票背面应写明用餐时间、地点、用餐人数、用餐人名。

  2)、出租车费报销时票据背面应注明事由、到达地点。

  3)、报销手机话费须写手机话费申请单。

  4)、业务招待餐费报销时,发票背面应注明事由、参与人姓名、招待时间。

  2、员工将发生的费用分类整理,填写“费用报销明细表”。在“费用报销明细表”上分行填写不同的费用名称及相应的金额,粘贴好单据。

  3、将报销单据及“费用报销明细表”交权责主管审核、批准;权责主管应根据个人费用的报销标准、要求认真审核每个人的费用,对超过标准的费用进行质询,无正当理由的超标费用不予批准报销。

  4、财务部门负责审核原始单据的合法性、报销计算的准确性,如有疑问则退回部门重新审核。

  5、权责主管审核费用的权限依照公司颁布之“各级主管核决权限规定”办理。

  6、每月5日(含)以前,员工需将上月报销单据及“费用报销明细表”送交特定人员(如部门助理)汇总进行审批作业,通过审批之费用财务单位会通知员工领取款项。

  费用报销管理制度2

  一、目的

  为使公司资金管理有序,明确各项费用规定。

  二、适用范围

  公司全体员工

  三、费用支出(报销)规定:

  (一)出差费用报销规定:

  1、出差人员如需借支,需填写《JXYK借款单》,呈部门主管签核。

  2、出差人员经部门主管签核的《JXYK借款单》,提前半天交财务部办理相关出差借支手续。

  3、报销出差费用时

  3.1出差人员报销费用前将所有单据按规定粘贴完整、规范,并详细填写《差旅费报销单》。

  3.2送财务部审核票据是否合法。

  3.3送部门主管签核内容是否真实。

  3.4最后交副总经理签字后再交财务部进行费用报销。

  3.5财务部人员,各部门主管以上管理人员的费用经总经理签字后,交财务部报销。

  4、所有费用单据都要有公司的名称,开票时间,开票单位的发票章或财务章,大小写金额要一致,涂改或填写不清楚的单据被视无效单据。

  5、差旅费标准:实行包干制

  5.1、队长、队员为80元/天;项目经理为100元/天。

  5.2、部门经理省内为150元/天,省外为300元/天。

  5.3、没有住宿的项目经理以下(含项目经理)补贴10-20元;部门经理省内补贴20-30元;省外补贴20-50元。

  5.4、以上费用标准含住宿、餐费、市内交通费。

  (二)工程费用申请(报销)规定:

  1、工程费用申请:

  1.1各工程办事处每月一号将本月的《工程费用预算明细表》和《JXYK借款单》,呈工程部主管审核。

  1.2工程部主管审核后,将《工程费用预算明细表》和《JXYK借款单》交副总经理签

  核;并把经副总经理审批后的《工程费用预算明细表》复印三份。

  1.3工程部主管将副总经理签核后的《工程费用预算明细表》和《JXYK借款单》,分别给工程办事处,工程部,副总经理,财务部各一份。同时将相关工程合同复印一份给财务部。

  2、工程费用报销:

  2.1、各工程办事处将费用票据按公司的财务制度规定粘贴完整,规范。

  2.2、每月的一号将上月的工作日志和工程费用票据送财务部审核票据是否合法。

  2.3、财务部将审核好的票据送工程部门主管签核内容是否真实。

  2.4、最后交副总经理签字后再交财务部进行费用报销。

  2.5、工作日志和工程费用列在同一个表格内(见附表),票据的粘贴顺序和工作日志的顺序一致。

  (三)业务招待(应酬)费报销规定:

  1、报销业务招待(应酬)费时,需注明费用发生单位、参与人员及使用原因。

  2、将所有单据按规定粘贴完整、规范,并详细填写《费用报销单》。

  3、送财务部审核票据是否合法。

  4、送部门主管签核内容是否真实。

  5、送副总经理签字。

  6、最后送总经理审批后再交财务部进行费用报销。

  (四)车辆管理规定:爱护用车,节约用油

  1、机动车辆有专人专管,外出办事需要用车的部门,由车辆管理人员护送,车辆管理人员做好出车的登记工作。

  2、加油:

  2.1、公司采取油卡加油的办法,公司备一张主卡,各辆车备分卡。

  2.2、分卡要充值时,请列明工程名称,每公里耗多少油,每个基站的公里数。

  3、维修:

  3.1、正常维修按规定执行,各办事处请登记好本单位车辆的年检,保养的时间和相关信息,因人为因素造成的损失,由办事处自行解决。公司概不承担。

  3.2、事故维修由保险公司赔偿,违反操作规程造成的维修要书面报告呈报公司,根据事故的责任决定赔偿责任。由部门主管和副总审核后,报总经理审批,由总经理根据事故的责任决定赔偿责任。

  3.3、罚款:每年每辆车只能报销罚款三次。超速,闯红灯,不按指定的地方停(放)车辆的不在报销范围之内。

  3.4、各部门记住本部门车辆的年检时间,人为造成的过期罚款,由本部门负责。

  四、公司福利:

  1、公司给每位正式员工办理“三险一金”(社保,医保,意外伤害险,住房公积金),办理“三险一金”的员工必须为公司服务一年以上。办“三险一金”本着员工自愿提交申请的原则。注:在处理意外保险赔偿时,严格遵照保险公司的规定执行,因违反规定造成的损失员工自行负责。

  2、每个员工每年享受一次生日慰问金100元/人。

  3、高温补贴,办公室人员80元/人.月,外勤作业人员120元/人.月。

  4、公司员工每年每人报销回家探亲费三次,以户口所在地为准。

  5、需要晚上通霄工作的人员,另有夜霄补贴10元/餐。

  五、其它规定:

  1、所有借款都采取“前款不清,后款不借”的原则。如遇特殊情况,须报总经理审批后,方可再借。

  2、所有人借款都必须填写借款单,并呈部门主管签字后,财务部才可付款。

  3、所有费用支出都必须真实、有效、完整。

  4、各种票据都必须保管好,发生单据遗失,需要到开票单位复印票据的存根联,并加盖开票单位的发票专用章或财务专人用章,按实际费用的50%报销。

  5、外勤出差所发生之费用,须在返回公司后一周内办理报销手续。

  6、各办事处费用每月报一次,其他部门的人员可以每天报销费用。

  7、如乘坐出租车者需注明原因及起止地点,如无特殊情况,禁止乘坐出租车。

  8、如需乘飞机者,须先向总经理申请。

  9、夜间通宵乘车者不计算加班费。

  10、外勤出差途中因工作实际需要须延时,应电话请示所属部门主管,不得因私事或借故延长出差时间,否则除不予报销差旅费及计核加班费外,并依情节轻重给予处分。

  12、员工报销差旅费,应据实提出票据,如发现有虚报不实,除将所虚报款项追回外,并报请总经理给予处理。

  13、每月已享有餐费补助人员概不支付误餐费用。

  14、行政人员和部门主管享受电话费补贴,其它人员不享受电话费补贴。

  费用报销管理制度3

  为了规范学校的财务行为,加强财务管理,提高资金的使用效率,促进教育事业的健康发展,根据上级有关规定,结合学校的实际情况,特制定本制度:

  一、财务报销票据原始凭证的要求

  原始单据(发票)的一般要求:

  1.报销凭证必须是正式发票或财政局及税务部门印发的统一收据,圆珠笔或铅笔填写无效。

  2.发票内容要齐全:单位名称(一律为“乐成镇实验中学”)、日期、品名(必须填写物品及办公用品的具体名称)、单价、数量、金额等项目填写齐全,字迹清楚,金额正确,大、小写相符。票据一经涂改立即无效。

  3.印章要齐全:报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章;事业收据必须有省或市级财政部门统一印制的财政票据监制章并加盖财务专用章。发票或收据须在税务机关规定的使用有效期内(必须是本年度或前一年度印制的)。

  4.在超市购买商品的,须提供超市机制发票(发票上须注明品名、单价、数量)且商品符合财务报销范围。

  5.各部门按规定领取加班费、补贴、临时工工资、酬金等,均要填制领款单据(或工资表),按人员造册,注明标准、工作天数,并须相关人没签字。加班费、补贴、考核工资、酬金等统一由办公室审核后,报校长签批后到财务室报销;临时工工资每月统一由所使用部门考核造册经审核报校长签批后到财务室报销。

  6.原始票据遗失的处理办法:现金结算的`要重新取得;非现金结算的,段提供对方单位出具的证明(单据号码、金额、业务内容等)和加盖财务专用章的票据复印件。证明和复印件需本人和单位领导签字。

  7.因公出差遗失票据的处理办法:遗失单程票的,由本人写出书面情况说明经同行人员证明和单位领导签字确认。遗失火车票、汽车票的,可比照另一单程票价,在规定的标准内给予报销;遗失双程票的,将不予报销。

  二、现金银行结算的要求

  (一)现金结算的注意事项

  1.现金报销应符合现金使用范围的管理规定。

  2.凡一次零星采购金额超过1000元,原则上不得用现金结算,均应办理转帐支票(同城)或汇款(异地)进行结算,并应取得对方单位的完整名称和银行帐号。

  3.因公借款及一次报销金额超过10000元者,必须提前1天告知财务室,否则由本人到银行凭财务室出具的现金支票提取现金。

  4.报销时间规定:这为每周三五报销。请各位同志予以支持,自觉遵守。

  (二)银行结算注意的事项

  1.工作人员在当地或到外地购物,应有批准的预算计划,如属固定资产的安排固定资产管理实施细则办理各项手续,所持结算凭证为合法凭证方可报销。

  2.用款部门经办人凭办理好报销手续的发票或暂付款,经审核制单后可直接开具支票、汇票、汇兑。

  (三)领取支票注意事项

  1.支票不要折叠,密码、日期、金额不能涂改。

  2.每月25日前办理支票转帐手续。

  3.支票要在有效期内使用(转帐支票期限为10天)。

  4.作废或过期支票一律由本单位经办人员换取,校外人员不予办理。

  5.遗失支票由本人立即到银行挂失,并及时通知财务室,以免造成损失。

  6.办理外地与本地汇款,经办人提供的帐号、开户行,单位名称必须准确无误,如有差错责任自负。

  三、往来帐款结算的要求

  1.出差人员因出差所借差旅费,必须在规定时间内(出差回来一个星期内),办理报销还款手续;如因特殊情况不能在一个月内结算的,应写出局面说明,列明具体归还日期(最长不超过三个月),由总务主任签字,并报校长审核批准。

  2.零星购物所借备用金,应于购物后一周内到财务室结帐。

  3.采用转帐支票结算的各类借款,经办人须在十天内办理报销帐款手续;采用汇票或汇款结算的各类借款,经办人须在三十天内输报销帐款手续。

  4.在规定期限内未结清借款的,由财务室在有关经费中直接扣款,并且遵循“前帐不结,后帐不借”的原则。

  四、财务报销手续及要求

  (一)财务报销审批权限

  学校实行“一支笔”审批制度,学校所有的财务支出都必须经校长审批后,方可到财务室办理结算。结算金额在一万元以上的,还须经校委会审核。

  (二)财务报销基本手续及要求

  1.教职工到财务室报帐,必须携带报帐所需的全部凭证,包括:需要报销的有关发标、收据;物资采购的需有“物资采购申请单”;符合固定资产的还须有固定资产入库单,属政府采购项目的必须有政府采购审批表;外出参加会议的还须有会议通知等。

  2.票据须分别由经国人、验收人、证明人签字,并经校长审批。

  3.填制“差旅费报销单”。报销凭证后所附的有关必票要整齐地粘在左上角,并在封面上写清楚所附票据张数和合计金额,所附票据与封面内容必须一致。

  4.各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用“0”补齐。

  5.对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象,人民币大小写不正确、不相符,不按规定粘贴、不按规定填写报帐凭证的,财务人员有权拒绝给予报帐。

  (三)具体业务报销手续太要求

  1.基本工资、补助工资的调整与变动由办公室根据国家规定核定,并办理好相关调整审批手续后,由办公室签发通知单,通知财务室造册,并报校长室审批后发放。

  2.校内津贴按学校津贴考核分配方案执行,具体标准由办公室负责考核,并报校长审批,财务室按审批后的考核表造册发放。

  3.外聘教师讲座费,需经校长室同意,并由学校办公室负责填制领款单据,交校长审批后到学校财务室报销。

  4.离退休人员工资由办公室根据政府有关核定,变动时需由办公室办理好相关审批手续后,由办公室签发通知单,通知财务室造册,并报校长室审批后发放。

  5.学生奖、助学金由教务处、政教处根据国家有关规定办理,财务室监督执行。社会捐助特困生专项助学金,由教务处、政教处根据学校有关规定负责具体评定,造册并报校长室审批后,报财务室发放。

  6.职工探亲费:外市籍教师及招聘教师利用休假期间回家探亲的(包括已婚职工探望配偶和未婚职工探望父母)每学期包干补助300元探亲费,其他费用包括路费、住宿费等不再单独报销,探亲费单据由办公室负责核定,并造表报校长室审批后到学校财务室报销。

  7.独生子女费,领取独生子女证的教职工,每年发独生子女费50元,直至小孩14周岁。由学校财务室于每年年底造册,报校长室审批后发放。

  8.丧葬抚恤费、遗属补助费由办公室根据政府有关规定核定,财务室监督执行。其他福利费由工会根据有关规定办理。

  9.临时人员工资由各使用部门在每月下旬负责考核并造册,报校长室审批后到学校财务室报销。

  10.校内津贴、课时津贴等各种劳务费用报销表,需经办公室审核、校长室批准,财务室负责发放,并由领款人签字,本人不在时可由他人代签,但一人不得同时替多人代签。

  11.在职工资、离退工资一律以银行储蓄卡形式发放至本人手中,所有相关人员有义务配合学校依据银行规定办理开卡、开折太挂失补办手续。若发生工资本遗失时,必须在每月20日前将补办的工资卡号告知财务室及时变更,以防发生差错(学校全体教职员工的工资卡统一在市农业银行办理,其他银行无效)。

  12.因学校教育教学工作需要,购置各类办公用品或其它物品,首先由部门负责人填写《物资采购申请单》报校长室审批后,统一由学校总务处安排购买。所有购置物品,必须遵循先入库(经办人、保管人签字),再签准报销、后办领用手续的财务程序。报销时,发票必须由经手人、保管人、证明人签名,同时连同《物资采购申请单》和《入库单》一并到财务室报销(办公用品的购买统一归口学校总务处负责,所有手续统一由总务处负责办理)。

  13.因学校教育教学工作需要,购置各类小额教学用品或专用材料,由总务处负责人填写《物资采购申请单》报校长室审批,统一由总务处安排购买。如有必要,由总务处联系政府采购中心购买。所有购置物品,必须遵循先入库(经办人、保管人签字),再签准报销、后办领用手续的财务程序。报销时,发票下面必须由经手人、保管人、证明人签名,同时连同《物资采购申请单》和《入库单》一并到财务科报销。

  14.固定资产的购置,按年度学校计划,一律由总务处办理好政府采购(或政府采购特例)手续,凭政府采购(或政府采购特例)单经校长签批后到学校财务室先办理暂付款手续,待固定资产交付时,随同政府采购单(或政府采购特例)和固定资产入库单,经校长签批后至财务室办理结算手续。

  15.差旅费的报销:

  (1)教职工的出差一律由校长室安排批准,凭开会文件及校长室批准通知由教务处调度课务,填制出差通知单。

  (2)出差人;回校后一周内需到财务室办理报销手续,用蓝(黑)墨水笔填写“差旅报销单”,数人一起出差使用一张差旅费报销单时,要将每个人的姓名都填上,内容填写要齐全,要有经手人、证明人、负责人的签名,将出差的车票和住宿费发票按规定动作在“差旅费报销单”后左上角整齐粘贴好,并附出差通知和有关会议通知。

  (3)出差伙食补助标准不分途中和住勤,每人每天补助标准为:县市20元,外市一般地区30元,特定地区50元,已享受承包单位伙食补贴或讲课补贴者,不再享受出差补贴。

  (4)工作人员出差期间,每人每天发城关内交通费15元,乐清市内城关以外60元,包干使用,不再报销市内交通费。出差时使用自备车的,也按以上标准发放。

  (5)出差住宿费标准:乐清市内乐成镇以外每天50元,外市一般地区80元,特定地区100元;

  (6)“差旅报销单”先经财务人员技术审核,再由校长审批,最后到财务室报销。

  16.教师学习、进修、培训费用的报销规定:

  (1)经学校批准参加非学历学习、进修、培训的:

  ①、住宿费、往返费按相关规定凭据限额报销,报名费、考试费、书本费、学费、培训费等开支凭据全额报销;

  ②、伙食补助费每天补助20元。本地学员原则应回家食宿,不发伙食费补助。

  (2)教师参加本科段学历学习的费用学校不再给予报销。

  17.业务招待费:学校的接待任务统一归口学校办公室负责,上级单位、同等级别或重要客人、其他人员的接待标准不得超过国家制定的标准,正常接待一律安排在学校食堂,特殊情况需到宾馆饭店接待的需报校长室批准,所有接待都必须由办公室填制《乐成实验中学来客接待审批单》方可到财务科报销,未办理审批手续的,财务室不得支付接待费用。

  18.校内零星维修归口总务处负责,学校发生的零星修缮费,都必须由总务处开具派工单。零工在结算时,总务处按实际支出额填写《工资表》发放。

  19.基建工程支出:学校所有基建工程都必须执行招投标制度,工程结束预付款不得走出工程预算的80%,基建工程项目完后须报相关审计处审计后方办理报销手续。

  21.当年各类票据的报销截止日为下一年度的三月底,超过期限的票据,财务室可不予办理,有特殊情况的需书面说明情况并报分管校长批准后,方可报销。

  22.本制度由校长室负责解释和修订。

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