文件管理制度15篇【通用】
在当今社会生活中，各种制度频频出现，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。一般制度是怎么制定的呢？以下是小编为大家整理的文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
文件管理制度1
项目文件管理制度是指一套系统性的规则和流程，用于规范项目执行过程中产生的各类文档的管理，包括但不限于项目计划书、进度报告、会议记录、需求分析、设计图纸、测试报告等。这套制度旨在确保文件的安全、完整、有效，以便于团队协作、决策制定和项目审计。
内容概述：
1、文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，为每个文件分配唯一的编码，便于检索和管理。
2、文件创建与审批：规定文件的`创建流程，包括内容编写、审核、批准和版本控制。
3、存储与备份：设定文件存储的位置、格式和备份策略，确保文件安全。
4、访问权限：设定不同角色对文件的访问权限，保护敏感信息。
5、文件更新与版本控制：规定文件修订的程序，追踪文件变更历史。
6、文件分发与分享：规范文件的内部和外部分发，确保信息准确无误。
7、文件归档与销毁：明确文件的保存期限和销毁标准，符合法规要求。
文件管理制度2
物业公司文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：通过规范化的流程，减少文件处理的时间和精力浪费。
2. 保证质量：确保文件信息的`准确性，防止因文件错误导致的决策失误。
3. 法规遵从：符合相关法律法规要求，降低企业法律风险。
4. 保护信息：防止敏感信息泄露，保障公司利益。
5. 组织记忆：文件是公司历史和知识的载体，有利于企业知识传承。
文件管理制度3
1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放文件有专柜。需要继续保存的.文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
文件管理制度4
一、目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
二、适用范围
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
三、管理职责
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
四、管理程序
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的'保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
五、奖惩条例
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
文件管理制度5
办公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能确保企业信息的准确无误，防止因文件混乱导致的工作延误和决策失误；另一方面，它有助于保护企业敏感信息，防止非法获取和滥用，维护企业利益；良好的.文件管理也有助于满足法律法规要求，降低潜在的法律风险。
文件管理制度6
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案管理员的职责：
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。
2.积极参加档案工作的对外协作活动。
3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。
4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。
5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。
6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案的`借阅
1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。
2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。
3.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
文件管理制度7
行政文件管理制度是指一套规定组织内部行政文件的创建、审批、存储、检索、使用、更新和销毁等流程的规范体系。它旨在确保信息的准确、完整、安全和高效流通，促进组织内部的沟通协调，提高工作效率。
内容概述：
1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码规则，以便于管理和检索。
2. 文件生命周期管理：涵盖文件的起草、审核、签发、执行、存档、废弃等各阶段。
3. 文件权限设定：明确不同级别人员对各类文件的.访问、修改和分享权限。
4. 文件审批流程：规定文件从草拟到生效需经过的审批步骤和责任人。
5. 文件版本控制：确保文件的最新、有效版本被正确使用。
6. 文件安全保护：包括物理安全和网络安全措施，防止文件丢失、泄露或被篡改。
7. 文件归档与销毁：制定文件的保存期限和销毁程序，遵守相关法律法规。
8. 文件电子化与信息化：利用信息技术提升文件管理效率。
文件管理制度8
总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺利完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。
1主要内容:
1)图纸(接收/下发);
2)业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发);
3)工程变更;
4)重大技术方案的确认;
5)工程洽谈纪要;
6)会议纪要;
7)监理批准的方案审批表。
2施工技术资料的归类
1)材质证明;
2)材料试验报告;
3)施工记录;
4)预检、隐蔽检查记录;
5)基础、主体结构验收;
6)施工组织设计;
7)技术交底;
8)质量评定;
9)竣工验收资料。
3总承包和专业分包按照分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。
4各分包单位必须设专职资料员,专门负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。按照合肥市对文件技术资料存档的要求及时整理归档。
5各分包单位必须按总承包规定的程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下:
1)业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理审阅后下发各有关单位。
2)业主及监理直接交给各专业分包的各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必须到总承包资料室登记。
3)各专业分包单位报送业主或监理的`各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均需要由总承包专业工程师签字并经项目经理审阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。
6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包审阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必须根据通知及函件具体要求处理各项事务。
7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的意见、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必须根据其要求及时处理,将处理结果及时向总承包汇报。
8分包上报文件资料,必须一式四份,总承包将依据实际需要转报业主、监理审阅及存档。
9分包对工程情况、图纸问题、进度、安全、质量等相关事宜,可以以'工作报告'形式上报总承包,总承包对该报告的意见将通知单或总承包指令的形式下发分包。
10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划、周进度计划及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。
11分包单位上报的有关资料应按照合肥市现行标准及文件整理规定执行。
12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应及时整改。在工程竣工前根据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。
文件管理制度9
1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室同意行文。
2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。
3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的`文件资料均需交院办公室登记。
4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。
5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达贯彻情况,科主任须在文件上签字。
6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。
7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。
文件管理制度10
技术文件管理制度是指一套规定企业内部技术文件的创建、审批、存储、更新、废弃等全过程管理的规则和程序。它涵盖了技术文档的生命周期管理，旨在确保技术信息的准确性、完整性、安全性和有效性。
内容概述：
1. 文件分类与编码：建立统一的技术文件分类标准和编码系统，便于管理和检索。
2. 文件编制与审批：规定文件的编写格式、内容要求，以及各级别的审批流程。
3. 文件版本控制：管理文件的不同版本，明确新旧版本的替换规则。
4. 文件存储与保护：确定文件的存储位置、期限和备份策略，防止丢失或损坏。
5. 文件分发与访问：设定文件的.分发范围和权限，确保信息安全。
6. 文件变更管理：规定文件修改的申请、审批和通知流程。
7. 文件废弃与销毁：设定文件的废弃标准和销毁程序，保障信息的合规性。
文件管理制度11
异动管理制度对于企业的稳定运营至关重要。
它确保了员工的.职业发展路径公正透明，有助于激发员工积极性，减少人才流失，同时保证了组织结构的灵活性和适应性。
此外，合理的异动管理也有助于优化资源配置，提升团队整体效能。
文件管理制度12
传染病管理制度的重要性不容忽视，它：
1. 保障患者安全：防止交叉感染，保护患者权益。
2. 保护医护人员：降低医护人员感染风险，确保医疗队伍稳定。
3. 维护公共健康：有效控制传染病传播，减轻社会公共卫生负担。
4. 提升医院声誉：显示医院专业能力和负责任的态度，增强公众信任。
5. 法规遵守：符合国家相关法律法规，避免法律风险。
文件管理制度13
规范性文件管理制度对企业运营至关重要，主要体现在以下几个方面：
1.维护秩序：确保企业各项活动按照既定规则进行，减少混乱和冲突。
2.提高效率：通过标准化流程，提高工作效率，减少错误和延误。
3.保障合规：防止法律风险，确保企业在法律法规框架内运行。
4.传承知识：将企业经验和最佳实践以文件形式固化，利于知识传承。
5.提升执行力：明确职责和权限，增强员工对政策的理解和执行力度。
文件管理制度14
1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。
2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度以及外来文件或电子文件均属之。(技术类文件由技术中心另行统筹管理)
3.定义：
3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。
4.工作内容：
4.1文件制作：
由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰，易于识别。
4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准，会签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核。
4.3文件编号：目前公司实施的文件按如下规则进行编号：
4.3.1SF-JH-00SF：生发简称JH：部门之稽核中心简称00：流水号
4.3.2技术类文件由技术部门进行编号;外来文件不予编号，由文管中心采用登记表进行登记管理。
4.4文件版本管理：文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写《文件制订(修订)申请单》，提出修订原因，交原拟案部门研讨修改，送上级主管批准，由文管中心进行修订、更换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本，如修改内容较少时，文管中心根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录，修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。
4.5文件分发回收：
4.5.1经会签发行之文件，由文管中心以《文件总览表》列帐管理，并依所需分发的部门，影印相应分数，加盖“受控文件”章后发行。
4.5.2文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由文管中心加盖“作废暂留”章，并写上日期，加以保存，需与有效之新文件分开。
4.5.3对外发行之文件，由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》，经制订部门主管签核，呈总经理人员核准后，方可由文管中心登记入册、发行，失效文件不予回收。
4.5.4外来文件分发：各部门如收到外来文件，应交由文管中心统一处理，登记于《外来文件登记表》上，进行归档，如文件需分发至其它部门，由文管中心按实际需要，确定分发部门及份数，并做好签收记录，登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。
4.5.5外来文件之更改：
4.5.5.1外来文件变更：
①外来标准发行新版本且为本公司采用时。
②客户提供之规格、图样等变更时。
③技术参数发生更改时。
4.5.5.2外来文件若有更改通知，则由文管中心在《外来文件登记表》上找出签收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回，销毁或盖作废章处理。
4.5.5.3技术资料发生局部更改时，由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进行修改，并在收发登记表上注明“更正”，将函文附于原件上。
4.6文件增补发作业：
4.6.1各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。提出申请，并经其主管审核，副总经理以上人员核准后，由文管中心发行。
4.6.2若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。提出补发申请，经审查、核准后，由文管中心发行。
4.7文件保存、销毁作业：
4.7.1文件保存：
4.7.1.1经颁布发行之全部原稿文件，由文管中心以《文件总览表》列账管理。
4.7.1.2经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件类别集中保管。
4.7.1.3外来文件的保存：
①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。
②特殊机密文件由对应部门主管保存。
③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。
④计算机软件档案应备份保存。
⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。
4.7.2文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。
4.8文件管理：
4.8.1文管中心：
4.8.1.1文管中心设专人管理，以确保文件之正确使用。
4.8.1.2经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。
4.8.2使用部门：
4.8.2.1分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。
4.8.2.2现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。
4.8.2.3非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。
4.8.2.4使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。
4.9文件借阅：当各部门有需要向文管中心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文管中心备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。
4.10文件评审：
4.10.1文件制订初期，文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进行统一研讨，待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。
4.10.2文件修订时，修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审，待取得一致后该修订内容方可生效。
4.11电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。
4.12表格、记录管理：
4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：
例：RS-001/A。
RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。
各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。
4.12.2标识、归口、编目、保存期限：
1)空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件管理员统一归口管理。文管中心文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限(保存期限由该记录的形成部门进行规定)。
2)已填写的记录由规定的保存(发出与送达)部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口管理。在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。
3)各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。
4.12.3记录空白表格的使用和填写规定
4.12.3.1文管中心文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放给使用部门。
4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情况。
4.12.4管理、保护和过期处置
4.12.4.1各部门应确保记录的`贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.12.4.2必要时，文管中心可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保记录方便存取、检索，在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。
4.12.5空白记录表格的增减、更改：
1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进行。
2)同一类别记录表格的增减，根据各项工作任务的策划结果直接确定。
3)修改：提出部门填写《文件制订〈修订〉申请单》，部门负责人确认后，由引用该记录的文件审批岗位审批。
4)更改申请获得批准后，由文件管理员按要求对记录进行修改，并进行记录。
5)文管中心文件管理员按《记录总览表》的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。
5.管理约定：
5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进行会签者，罚款5元/次;
5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元;
5.3未经许可私自对文件内容进行修改者，每次对责任人罚款10元;
5.4文件因管理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丢失者罚款20元/份;
5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元;
5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者处罚50元/份(正常业务往来除外)，造成公司机密外泄者按公司相关规定进行处理。
6.记录表格：
6.1《文件制订〈修订〉申请单》
6.2《文件收发登记表》
6.3《外来文件登记表》
6.4《文件总览表》
6.5《记录总览表》
文件管理制度15
1适用范围
本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。
2目的
规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求,旨在规范技术文件的产生及实施过程。
3技术文件分类
3.1项目管理实施规划/施工组织设计
项目管理实施规划/施工组织设计,是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要(公司投标文件)编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。
3.2施工措施,是指导工程某一个分部或某-个工序施工的文件,必要时进行编制。其内容应突出施工重点,更具有操作性。 3.3施工作业指导书
是以可操作性为主要特征的技术性文件。 3.4工艺手册
是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后,总结形成的典型施工/加工方法的技术文件。
4职责和权限
4.1工程管理部
负责对公司施工技术文件的全面管理和控制,并保证其适用性和正确性。
4.2实施单位
4.2.1工程项目部/生产单位、队及施工人员,必须依据批准/指定的施工技术文件
进行施工管理和施工操作。
4.2.2各级工程技术人员,按相应的分工职责,负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。
4.3相关部门
各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据,对工程项目进行管理、监督、检查及服务。
5施工技术文件的产生与实施管理
5.1施工技术文件流程。(详见图1)
5.2施工技术文件的编、审、批
5.2.1项目管理实施规划/施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、机关主要生产职能部门会签、工程管理部审核、主管副总经理批准。
5.2.2施工措施由施工队专责技术员编制、项目总工审核、项目经理批准。
5.2.3施工作业指导书根据项目管理实施规划/施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。
一般作业指导书由技术员编制、项目总工审核、分公司主任工程师批准。重要和特殊的作业指导书由项目总工编写,工程管理部审核,总工或者各专业副总批准。涉及有重大安全风险的作业指导书应有安全责任人员审查会签。
带电跨越施工作业指导书必须有项目总工和带电跨越架搭设单位共同编写,工程管理部、安全监察部主任审核,公司总工程师批准。
5.2.4工艺手册的编制与选用
工艺手册中的工艺和施工方法属成熟的工艺方法,由工程管理部组织编制,供工程中选用。选用者应对所选用的工艺手册进行确认签字,并报批准,确保其选用的符合性。 5.3出版、颁发及使用
5.3.1工程管理部负责公司技术文件的出版、颁发和使用管理,并对出版文件备份及归挡。
5.3.2各施工单位批准的技术文件,由批准单位负责出版及报送公司有关职能部门备案。
5.3.3项目工程技术文件必须报工程管理部备案。 5.4.验证
5.4.1施工技术文件编制应充分发扬技术民主,充分吸取有关专业人员和施工人员的意见,必要时应召集有关会议听取意见和建议。
5.4.2施工作业指导书开始使用时,应进行可行性验证,确认可行后正式使用。
5.5修改
施工技术文件一经批准出版后,任何单位/部门和个人,不得擅自修改。若有重大设计修改时,应提出修改报告,由原编审批人员修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作业指导书/工艺手册是本企业知识产权的一部分,领用单位和个人应在控制范围内登记、领用并负责保管。
5.6.2领用人责任
a)遵守公司有关技术保密规定,除在指定工程中使用外,不得
私自向外部提供本企业出版的施工技术资料。
b)工艺手册是典型施工技术标准,可以长期和反复使用,领用人应妥善保管。需要重新印制或再版发行时,应按重新领用手续登记。
6标识
6.1文件编号
施工技术文件的编号由项目部资料员依据公司程序文件的要求和档案管理的规定确认。
6.1责任署名
施工技术文件应有审批页,由批准、审核、编写者签名以示责任标识。
6.2单位署名及出版日期
按公司文件统一规定格式在封面正下方标识。
7记录及其管理
《技术文件审批表》由编制单位(部门)负责保管,保存期与技术文件同步。技术文件管理制度8
1.主题内容与适用范围
本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-20__ 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-20__ 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-20__质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002-20__ 《企业档案分类编号及标识》 3.产品图样及技术文件的'编制要求 3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏
感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。
4.各部门职责
技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。 生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产 品图样完整、安全和回收负责；
质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。
销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
5.会签
5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2会签路线
产品图样按下列规定逐级会签：
拟制审核工艺（需要时）标准化批准
研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准技术文件管理制度9
第一条为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。 第二条技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第四条技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登记签收。 第五条技术文件的编号保管:所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。
1.产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。
2.技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。
3.审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。 4.审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工
作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第七条发文的规定：技术文件的正式下发均由技术资料管理员负责。
第八条发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。
第九条发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时,生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件,经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。
第十条各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表,经资料管理员确认后方可借阅使用。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第十四条文件更改
1.图纸更改应填写设计更改申请表。 2.文件更改时，要求在文件上做出记录。
3.图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。 第十六条经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。 第十七条图纸发放登记表：BN/QR-423-09。 第十八条图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。
第十九条文件更改申请/通知单：BN/QR-423-04。
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