物业档案管理制度汇总[15篇]
随着社会一步步向前发展，各种制度频频出现，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编帮大家整理的物业档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
![物业档案管理制度汇总[15篇]](/pic/00/d6c6b6c801_6136d9e1d9261.jpg)
物业档案管理制度1
为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理
1.归档范围
a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
2.归档要求
a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3.归档时间
a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4.归档份数
a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围
a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的.各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管
1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。
4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理
1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3.在借阅档案时应做到以下几点:
a.办理登记手续,定期归还。
b.要爱护档案,不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁
1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2.鉴定的主要项目有:
a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3.确定保管期限原则:
a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4.鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6.销毁档案的程序:
a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
物业档案管理制度2
1、目的
为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。
2、适用范围
佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。
3、原则
统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；
4、职责
4.1本部人力资源职能部门
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。
4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。
4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。
4.2各下属分公司人力资源职能部门
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。
4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。
4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。
4.3各物业服务中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。
4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。
5、内容
5.1人事档案管理流程
5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。
5.3档案编码
5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。
5.3.2 E—HR系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。
5.4档案查阅权限
5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。
5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。
5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的.档案。
5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。
5.5人事档案借阅手续
由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。
5.6档案调动
跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。
5.7离职员工档案
5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。
5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。
5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。
5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。
5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。
6、附则
6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。
6.2附件
人事档案资料封面
人事档案存档目录人事档案借阅申请表
人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）
佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日
物业档案管理制度3
为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。
1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。
3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。
8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
9、凡需销毁的'档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。
10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。
11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。
物业档案管理制度4
1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用
(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。
(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。
(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。
2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息
(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;
(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;
(3)从物业管理协会会刊中收集;
(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;
(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;
(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;
(7)可从报刊、杂志等资料中收集。
3、档案材料的'收集和清理的具体要求是什么
(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;
(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;
(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;
(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;
(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;
a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。
b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。
c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。
(7)档案材料的卷宗的处理:
a、对无主题的材料应拟定确切的标题;
b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;
c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;
(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。
4、物业管理应保存的基本材料有哪些
物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。
物业档案管理制度5
1、目的
使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、适用范围
公司所有档案的管理。
3、公司资料室文档资料管理
3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。
3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。
3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。
3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。
3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。
3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。
3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。
3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。
3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。
4、各部门文档资料管理
4.1各部门文件分类及编制要求：
4.1.1各类文件的`编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。
4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。
4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：
（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
（3）通知类：内部各类通知。
（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。
（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。
（7）对外文件类：
①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；
②对客户发文等：
③其它类：如电话表、名单、启示等。
4.2质量管理部应保管的资料：
4.2.1发展商提供的资料：
（1）产权资料；
（2）技术资料（含图纸）；
（3）交接手续及清单等。
4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
4.3各类文件更改要求：
各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。
4.4各类文件发放要求：
4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：
（1）部门负责人以上人员阅；
（2）主管级以上人员阅；
（3）内部传阅；
（4）张帖。
4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。
4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。
4.5电脑文档管理：
4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。
4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。
4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。
物业档案管理制度6
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;
②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;
③组织培训各部门兼职档案管理员;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;
②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的`证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。
2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;
3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;
2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的损失;
4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;
6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;
8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种;
10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;
2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。
七、附则
1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;
3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。
4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。
八、项目图纸移交规定
1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。
2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。
3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。
九、档案管理流程图:
1、项目资料:
相关部门分类整理
列出清单
部门经理审查签字
项目结束后移交公司档案员
档案管理员归类、编目组卷
建立电子档案
2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:
3、档案借阅
填借阅申请单
总办审批
登记借阅
按时归档:
物业档案管理制度7
物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的'来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范围分类资料内容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。
物业档案管理制度8
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的`利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
物业档案管理制度9
一、档案分类
1、一般文档:
①人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的招聘等相关工作业务资料，由经办人保存，年终根据内容价值酌情归档。
②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、成文时间编号装订成册。
③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
2、人事档案
①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。
②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。
二、档案管理规定
1、人事档案管理
①总办负责公司员工人事档案的管理;
②总办在员工入职当天建立员工人事档案;
③员工离职，办理相关手续后，总办将离职人员档案永久、专门存放;
④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定，查阅员工人事档案应经总办主任批准，并办理相关手续，档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
2、人事档案建立
①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工，总办需为其建立人事档案，包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
②员工在入职前，需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的.相关材料。由总办专人负责，连同求职申请表归档保存。
③员工试用期满考核合格后，公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。
④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。
⑤员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。其中不包含秘密内容，总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。
三、附则
1、公司所有人事档案仅供公司内部使用，由总办负责统一管理。
2、其他各部门人员应积极配合总办，做好档案管理工作。
物业档案管理制度10
(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。
(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。
(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。
(5)文员每天核对发出和返回的.维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。
(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。
(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。
物业档案管理制度11
一、 客户档案属绝密文件，任何人均应严格执行保密制度;
二、 客户档案由专人管理，任何人未经客户书面授权无权向他人提供客户任何档案资料及其他相关资料;
三、 如因工作需要查阅客户相关资料时，必须征得客服主管批准方可查阅;
四、 经客服主管批准查阅资料的人员，在查阅相关信息时，应由客服部档案管理负责人在验证领导批示后，方可进行查阅并将相关信息告诉查阅人。严禁查阅人自行领出、复印或翻查客户资料;
五、 客户资料均应整齐码放在文件柜内，并粘贴醒目标识以便于查阅，每户一档，资料齐全。并及时更新相关资料;
六、 资料档案柜的钥匙，由指定客服部档案管理负责人保存，随身携带，认真交接、清点，发现问题及时整改。严禁将档案柜钥匙随意乱放及借于他人。
七、 客户档案的内容
(一) 经客户签署后的《业主公约》。
(二) 经客户签署后的`《消防安全责任书》。
(三) 《客户家庭情况登记表》。
(四) 《钥匙领用登记表》。
(五) 《客户入住验房表》。
(六) 客户验房整改销项记录
(七) 装修档案：装修施工单位资料、《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸、装修现场巡视记录等装修相关文件。
(八) 《违章处理通知单》及处理结果资料。
(九)客户的有关证件复印件。
(十)客户产权确认登记(产权证书复印件)。
(十一) 客户违规事项与缴费记录
(十二) 客户维修记录
(十三) 客户与管理处往来文件
(十四) 其他应保存的资料。
(十五) 放行条
(十六) 委托书
物业档案管理制度12
1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的'公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
物业客户档案管理制度
一。制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。
二。管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三。适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料：
1. 收集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样应付之押金
3. 客户装修工程文件
4. 客户迁入时填具之资料
5. 客户资料补充
6. 客户联络资料
7. 紧急事故联络人的资料
8. 客户与管理处往来文件
9. 客户违规事项与欠费记录
10. 客户维修记录
11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序
四。注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；
4. 接听客户投诉，解决客户投诉；
5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。
物业档案管理制度13
一、总则
1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。
1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。
二、档案室的设立和管理
2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。
2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。
2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物业档案室的人员应具备一定的'档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。
三、档案的收集和整理
3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。
3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。
3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。
四、档案的保存和利用
4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。
4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的程序办理借阅手续。
4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。
五、档案的销毁
5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。
5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。
六、附则
6.1 本制度自发布之日起执行。
6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。
物业档案管理制度14
1目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围
适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责
3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。
4档案存放位置
4.1电脑保存一份电子文档。
4.2xx四楼资料室。
5档案管理员
5.1行政人事部
6档案编号规则(见附件1)
7部门档案内容
7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
8档案管理制度
8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的.涂改资料,否则追究借阅人责任。
8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。
8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。
8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。
8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。
8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。
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9.1《档案编号规则》
10修订及实施
10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。
10.2本规定修订权在公司。
10.3本规定从二零零四年六月一日实行。
物业档案管理制度15
一、物业管理企业档案管理规定：
1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。
2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。
4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。
5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。
9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理企业管理保密规定：
1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络 、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。
2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。
3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的'授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络 、员工个人联络 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．企业制定的各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。
8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。
三．物业管理企业档案资料：
1、物业管理企业验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；
2、物业管理企业二次装修档案：
1）顾客单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙状况记录；
2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理企业管理文本汇编：
1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；
2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理企业各项管理分包合约；
5、物业管理企业设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；
3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理企业设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工
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