采购部制度15篇
在社会一步步向前发展的今天，接触到制度的地方越来越多，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编精心整理的采购部制度，欢迎阅读与收藏。
采购部制度1
第1章总则
第1条
目的
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。
第2条
责权单位
1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
2.股份公司总经理负责本制度制定、修改、废除等的审批。
第2章采购方式控制
第3条
采购方式分类
1.订单采购方式
(1)采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。
(2)供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。
(3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。
2.合同订货方式
(1)采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。
(2)供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。
3.直接采购方式
采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。
4.比质比价采购方式
选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。
5.紧急采购方式
因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。
第4条
采购方式选择
1.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。
2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。
3.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
4.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。
5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。
第3章采购数量控制
第5条
采购数量应该严格按照采购计划进行确定。
第6条
采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。
第7条
检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。
第8条
对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。
第9条
对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
第4章采购时间控制
第10条
采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
第11条
根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。
1.现用现购商品或劳务
从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。
2.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式
采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。
3.保险储备量和定量
当某一商品达到订货点时就是采购时间。
第12条
对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的`存量资产。
第13条
采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。
第5章供应商选择
第14条
供应商初步评价
1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2.采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。
3.选择供应商标准
(1)供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。
(2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。
(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。
(4)具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。
(5)同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
4.采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。
第15条
供应商现场评审
1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。
2.供应商评价内容
(1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
(2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
(3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。
(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
3.适用范围
(1)根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。
(2)必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。
(3)对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。
(4)紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。
第16条
“供应商质量保证协议”的签定
1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。
2.“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。
第17条
样品需求与供应商送样
1.如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。
2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。
第18条
样品确认
1.样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。
2.经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。
3.合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。
第19条
确定合格供应商名单
1.参加招标人员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交招标办主任审核。
2.招标办主任审核无误后，交总经理审核。
3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
4.唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
第6章订单的控制
第20条
选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
第21条
采购价格审核
1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报总经理审批。
2.对所有超过规定价格的订单必须经过总经理特殊审批。
第22条
条款审核
财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
第23条
合同审批
根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。
第24条
登记采购订单
1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。
(1)一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。
(2)一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。
(3)一联提交财务部，作为入账凭证。
2.采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购订单是否连续编号。
3.定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。
4.定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。
第7章附则
第25条
本制度经总经理审批后，自颁布之日起执行。
第26条
本制度由采购部负责解释。
采购部制度2
一、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够持续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1、作为采购部开展工作的规范依据。
2、作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
3、作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
三、采购部岗位职责
1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
2、建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择。建立牢固、可靠的供应基地，并不断进行新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作，以保证材料供应的不间断性。
3、采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践不断提高自己的采购业务水平。
4、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完成采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成。
5、加强与使用材料部门的联系，控制好各部门所需的各种材料确保生产及销售能顺利进行。
6、在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与有关部门进行协商处理。
7、每年度对原有合格供方进行复审，淘汰不合格的供应商。
8、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本。
9、大宗材料采购必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。
10、负责与供应商以及其他部门的协调工作，协助检验部做好进货以及检验事宜。
11、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行成本核算。
12、积极参与紧急的、临时的采购工作。
13、完成领导交办的其他任务。
四、采购原则
1、询价比价原则
物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2、一致性原则
采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。
3、低价搜索原则
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁原则
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
5、招标采购原则
凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
6、审计监督原则
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的`监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违纪违法的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
五、采购流程
（一）采购申请与审核
1、请购经办人员应根据生产或经营的实际需要，依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立《请购单》，《请购单》要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等；若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。采购量以满足每周使用为标准，个别情况除外，但一次不应超过每月采购量。
2、需求日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附清单，一单多品方式提出请购。
3、《请购单》由各部门领导审核经总经理签字批准后递交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应及时将意见反馈给采购申请部门。
4、紧急请购时，由请购部门填写《紧急请购单》并在“说明栏”注明原因，以急件递送；采购部门收到《紧急请购单》后应优先处理。
5、遇公司生产、生活急需的物资，可以电话或其他形式请示公司总经理口头审批，征得同意后提报采购部门，签字确认手续在后期按采购流程补齐。
6、无法按请购部门的需求日期到货的物资，采购经办须及时反馈给请购部门。
（二）请购递交
1、请购经总经理批准后，由请购部门委派一名专业人员陪同采购，以防采购失误；请购部门的专业人员仅作采购物资检验，不得为采购经办人员指定供应商。
2、若请购部门无法委派专业人员陪同采购，则应在递交请购单时同负责采购人员详细沟通采购物资的规格、参数及其它技术指标，务必保证采购物资的准确性。
（三）请购撤销
1、请购的撤销应立即由请购部门通知采购部门停止采购，同时于《请购单（采购）》联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
2、采购部门办妥撤销后，将原请购单退回请购部门。
3、原请购单未能撤销时，采购部门应及时通知原请购部门。
（四）采购作业处理期限
采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
1、单次采购金额预算在1万元以下的零散采购项目，如无特殊物资，采购周期不超过5天。
2、单次采购金额预算在1万元以上20万元以下的项目由采购部进行比价采购，采购周期不应超过15天。
3、单次采购金额预算在20万元以上100万以下的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天。
4、单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托招标公司代理招标，采购周期不应超过60天。
（五）询价
1、采购经办人员接获《请购单》后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，进行询价并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。
2、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
3、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。
4、所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价；除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应商进行比价或经分析后议价。
5、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于《请购单》上予以注明，需经使用部门或请购部门审批后方可继续采购流程，并尽可能提供样品供使用部门确认。
6、样品提供和确认：
（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购经办人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
7、询价时对于相同规格和技术要求，应对不同品牌进行询价；至少对5家以上的供应商进行询价。
8、比价采购或招标采购应以详细的询价表或拟定完整的招标文件格式进行询价。
9、采购经办人员在询价时遇到特殊情况应及时报请上级领导批示。
（六）比价、议价
1、收到供应商第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。
3、要弄清供应商报价是否含税，并确认供应商能否开具增值税专用发票，对能开具增值税专用发票的供应商应优先考虑；对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。
4、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；重要项目应通过一定的方法对目标单位的实力、资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
5、参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
6、除固定资产外，单次采购金额在1万元以下项目可自行采购；单次采购金额预算在1万元以上的所有项目都应邀请至少5家上的供应商参与比价或招标采购；单次采购金额预算在20万元以上100万元以下的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。
（七）比价、议价结果汇总
1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。
2、比价、议价结果汇总应按照《招标汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。
3、如比价、议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。
（八）、选择供应商
采购人员须建立供应商信息台帐并及时完善更新，供应商应从以下几点出发择优选择：
（1）具有合法经营主体；
（2）具有相应资质的供应商；
（3）具有良好的信誉；
（4）具有良好的品质、交货期、价格、服务等条件。
（九）签定合同
采购买卖条件一经协议后，即可由双方将协议细节、权利与义务在书面协议书上详细记载签订合同，以取得法律的保障。采购合同通常由主要条款、基本条款、附件三部分组成。
1、主要条款包含合同双方名称、地址，合同编号，法定代表人或代理人姓名，合同文本份数，有效期限，签订时间、签订地点及合同双方当事人的签名盖章。
2、基本条款注意事项
（1）采购物品、项目的名称、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
（2）质量条款中应注意产品的技术标准，明确规定供方对产品质量的条件、期限及检验的期限，成套产品还要规定对附件的质量要求；
（3）缺陷责任条款中采购方应就采购物资的合格保证期进行谈判，应考虑由谁来支付与处理缺陷物品、包装和将物品运回供应商处等有关的费用和附带成本；
（4）价格条款中应注意货币单位，如涉及国际采购的还应注意汇率变化，考虑汇率变化对合同的影响；
（5）应注意采购物资的包装标准。产品包装要按国家标准或专业标准规定执行，没用国家或专业标准的可按双方商定的包装标准在合同中写明；
（6）采购物资的验收标准按国家规定的计量方法执行，特殊情况可按合同规定计量方法执行。质量验收所采用的质量标准和检验方法，都必须在合同中明确规定，并写明检验的地点及提出异议的期限。
3、采购方在签订合同时的注意事项及规定
（1）如涉及到技术问题及公司机密的，买卖双方都应注意保密责任；
（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单
（4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
（5）质保期一定要明确从什么时候开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期；
（6）详细约定发票的类型及提供时间和要求；
（7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；
（8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
（9）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。
（10）比价、招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
（11）合同签定时应按照《合同审查批准单》的格式对合同初稿进行巡签审查；
（12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
（13）签订的所有合同应及时报送财务部门。
（14）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
（15）合同应明确规定交货期限、交货地点和交货方式，须写明交货具体日期，是一次性交货还是分批交货及每次交货的数量；
（16）合同须明确规定支付方式和结算的时间及条件，对于高价值合同和长期合同，应谨慎对待，尽量使用阶段性付款、分期付款；
（17）合同应禁止供应商将订单分包给其它单位，如确有必要分包的，应在合同中明确规定；
（18）一般采购合同签订后以不再变更为原则，但若因作业错误经调查原始技术资料可予证实的，或因制造条件改变导致卖方不能履约，或以成本计价签约而价格有修订必要，解除合同对买卖双方都不利时可协议修改合同；
（19）在履约期间若因天灾人祸或其他不可抗力因素使得一方丧失履约能力时，买卖双方均可要求终止合同；若因发现供应商报价不实有图谋暴利，或严重损害国家利益，或履约督导时发现严重缺点经要求改善而无法改进以致不能履行合同，或发现有违法行为经查证属实时，采购方可要求终止合同；
（20）合同应明确规定违约条款和违约金，违约责任一定要详细、具体；
（21）合同须明确规定合同终止的赔偿责任。
（十）下订购单
1、采购经办人员在接到审核确认的请购单后，在采购下订单前应确认采购需求，熟悉物料项目、确认价格、质量标准及物料需求量，制定订单说明书。
2、订单说明书应附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。
3、完成订单的准备后方可按标准订单格式制作《材料订购单》，采购订单相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价等）及交易条件、交货期、运输方式、付款方式须明确。若属分批交货者，采购经办人员应在《材料订购单》上署名“分批交货”以供识别。
4、采购订单审批须注意合同与采购环境的物料描述是否相符，所选供应商是否为合格供应商，价格是否在允许价格之内，到货期是否符合订单计划要求。
5、采购订单签订后采购经办人员应及时跟进订单进度，必要时联合其它部门进行催单。
6、如因生产计划改变，对采购物料的需求量有更改的，应及时向供应商发出《订购更改通知单》，以使供应商及时更改生产计划。
7、紧急订单易造成品质降低、价格偏高等损失，平时采购部门应协同其它部门做好存货管理、生产计划，避免紧急订单的情况发生。
（十一）采购进度控制
1、为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应，以《采购进度控制表》控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制《进度异常反应单》并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
3、若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，应主动与供应厂商联系催交，确定新的交货期，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
（十二）报验入库
1、达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。
2、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
3、质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
4、合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
5、质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
6、质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
7、外协加工件应按照原材料入库；
8、质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定决定入库与否。
（十三）对帐付款
采购物品（物资）办理入库后，由采购经办人员凭《入库单》经采购主管、财务及总经理审批后，按合同或约定的付款方式办理付款手续。
采购部制度3
一、采购部职能：
1、负责本公司正常运作所需各种物资采购工作。
2、负责对与合作单位的业务评估，合同、协议的签订及执监督的交接手续。
3、负责各种形式的招标投工作，编制采购文件、资料，并做好采购记录，办理商品采购业务。
4、负责了解各种市场信息，及时掌握市场及供应商变化情况。
5、负责价格信息资料的收集、整理、组织、考察，提供标底估算价。
二、采购部各职位职责：
⑴采购部经理工作职能：
1、及时为生产经营提供所需的原材料以及其他物资。
2、掌握市场信息，优化进货渠道，降低采购费用。
3、会同财务部确定合理的采购批量，及时了解存货情况，合理采购。
4、汇总各系统的物资需求计划，平衡采购计划。
5、评审供应商选择、建立供应商档案。
6、组织采购合同评审，签订采购合同，实施采购活动。
7、建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。
8、对大型采购进行比价或组织招标、竞标活动。
9、采购物资的报验和入库工作。
10、采购过程中的退、换货工作。
11、采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。
⑵采购专员工作职能：
1、认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。
2、对采购的物资进行询价(至少三家)。
3、编制物资采购计划并报采购部经理审批。
4、根据批准的采购申请单和询价结果实施采购，并负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验收工作。
5、参加商务谈判和拟订合同条款。
6、协助采购部经理管理合同的副本，建立台账，进行合同登记，掌握合同的执行情况。
7、优化采购渠道，适时填报供应商审批表。
8、协助采购部经理进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案。
9、根据供货合同或订货单办理催货。
10、具体办理采购物资交接、验收、报帐手续。
11、及时向供应商反馈原材料质量信息。
12、办理采购退货或换货。
13、协调购入物资的运输工作。
14、积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。
15、做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。
16、完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。
⑶统计专员工作职能：
1、认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。
2、负责采购计划的保管。
3、负责物资市场信息的收集。
4、负责采购合同的保管和登记。
5、负责采购报表的编制。
6、负责供应商质量评审。
7、负责物资使用质量信息的收集。
8、协助采购部经理进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案。
9、根据供货合同或订货单办理催货。
10、积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。
11、做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。
12、完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。
宾馆采购部员工工作职责
1、完成宾馆各类物资的.采购任务，并在预算内做到货比三家，择优选用，开源节流，达到控制成本的目的。
2、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，廉洁自律，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下，开展业务活动。
3、采购员必须经常了解自己购进货物的质量，以及使用部门的意见。
4、采购员必须经常了解市场行情，掌握供货渠道，减少供货环节，以便能随时满足使用部门对货品在质量，数量，价格和采购费用等方面的要求。
5、采购员有义务向使用部门推荐使用的新产品
6、采购员有义务对仓库及使用部门的积压物资或长期不使用的物品，进行处理及推销工作。
采购部制度4
一、目的：
为了规范采购日常操作行为，以规范部门奖惩制度管理。坚持以奖励、精神鼓励和物质奖励相结合；惩罚、思想教育和经济惩罚相结合。
二、适用范围：
采购部所有人员。
三、奖励、处罚具体细则及标准如下：
（1）奖励
采购员在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的（具体如下），视贡献大小和业绩情况给予100-500的现金奖励，并在公司范围内通报表扬：
1、在物料紧缺、原材料供应紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的；
2、对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的；
3、为维护公司利益，在对外经济活动中能一次性为公司节约资金3000元以上或挽回经济损失5000元以上，经核实的；
4、为维护公司形象和声誉作出突出贡献的；
5、对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的。
（2）处罚
1、所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以100元的罚款。
2、对于多购或误购的，造成经济损失在5000元以下的，处以50元的'罚款，5000-10000元的，处以200元的罚款，超过10000元的，作无薪开除处理。另主管领导管理不善，负连带责任，处以双倍处罚。
3、凡是因采购数量不足或未按要求完成采购的给生产上造成重大待料情况的，且已超过一天以上，处以责任人200元的罚款，另主管领导负连带责任，处以双倍处罚。
4、所订购的物料在正常生产周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领导处理，未上报的造成生产待料的对责任人处以50元的处罚。主管领导处理不了的立即上报给部门领导或分管副总。
5、采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现对受贿人处以20xx元的罚款，情节严重的，给予无薪开除处理，并送交公安机关处理。
6、采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以200元的罚款。
7、采购人员在采购物资时必须“货比三家”，在同等质量的情况下，选择价格便宜的。公司内审人员若查实到相同物料的价格在采购时低于采购员所采购的价格，视情况对采购员按照差价的5-10倍进行处罚。
8、接到物料部或生产部等部门物料待料情况问询时，必须在2小时内回复具体的到货时间。如有违反，处以50元/次的处罚。
9、在采购过程中，如发生原料物资价格涨幅高于上次采购价格5%时，为不影响生产的情况下必须要选择价格高的供应商时，内采需以电话形式向主管采购总监确认后方可订货，且当日需及时填写《采购价格异动表》，抄送相关部门及领导。未按此要求操作的予以50元/次的处罚。
10、采购部门应每月对现有供应商进行市场询价，每月不得少于3家替换供应商，填写《采购物资市场询价表》，抄送相关部门及领导。未按此要求操作的予以50元/次的处罚。
采购部制度5
一、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度，采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1.作为采购部开展工作的规范依据
2.作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据3.作为采购部人员工作中相互监督与写作配合的依据
三、采购部人员职责及管理制度(一)采购总监：
1、负责采购中心的全面性管理，采购体系建设，制作并更新采购管理制度、工作流程标准并推动执行；
2、负责拟制部门职能战略及采购工作计划并组织实施
3、领导采购中心团队，合理分配各部门各层级的业务。
4、负责采购成本控制，制定和实施采购降价目标和计划；
5、负责各店采购需求的满足，保障采购物品的数量、质量与供应的及时性；
6、负责供应商开发、评估，供应商稽核，供应商管理，主导做好供应商招标工作；
7、负责监督审查杭州及外地区域的市调定价管理工作；
8、负责与出品、验收共同制定食材验收标准，要求各品牌验收标准的一致性
9、负责物料设备的产品标准的制定
10、监督管理每年的供应商评估工作
11、负责监督公司年货、月饼、粽子的采购及配送管理工作
12、定期参加国内食材物料设备会展，开发新食材原料、物料产品与新供应商
（二）采购经理
1、负责食品及非食品的供应商寻找，资质评估，价格谈判，品项确定，供应商实地考察等，签署批量采购合同
2、根据需求计划，制定采购计划并实施；
3、负责进行市场调查，掌握市场行情信息并汇总价格比对数据，并汇报至上级以便及时调整采购品项
4、负责处理各店的质量投诉；
5、负责供应商的评估；
6、负责及时完成上级交办的其他临时性工作
7、支持新开门店之采购工作，开发当地新的供应商
8、负责新品项的提报，安排出品试样后的执行
9、负责统冠物流的工作对接，保证库存供应
10、公司、上级分配的其他工作
（三）采购员
1、按采购制度及流程执行采购作业，严格遵守、保证采购工作的正常运作；
2、按时进行市场价格调查、供应商比价等工作
3、通过各种渠道寻找商品、供应商的信息，提报采购中心总监；
4、通过原产地、市场、公司的实际参观、考察、走访，对供应商进行评估、筛选；
5、建立源头供应商及商品资料的信息库，使之成为潜在的、备选的.供应商及商品
6、完成食材原料现金采购工作（农都、勾庄、近江、铜川路市场等），完成物料现金采购工作及网购工作
7、配合物流进行食材及物料的每日配送工作。上级分配的其他工作
（四）物流驾驶员
1、负责在中心指导下拟制物流配送部的职能工作计划并组织实施；
2、负责统筹安排配送线路，合理安排人员，保障配送物品的数量、质量以及到点的及时性。具体工作：
1)每月特价产品自行采购凌晨配送（农都，勾庄）6:00-7:00 2)东新冷库进出货，配送
川味观毛肚.二荆条.冷菜红油购买进总仓。
3)上午配送：13家门店配送（9:30-11:30）4)萧山机场广货配送
5)下午提货（各车站机场物流中心）进总仓，进统冠，进东新冷库，统冠进库（自购产品）
6)每星期一晚农都海鲜采购（安排两人采购配送各门店）7)每月去上海铜川路水产市场海鲜采购8) ①海鲜牛肉酱川味观原料货物配送
②工程部材料，企划部资料及财务部资料配送
9)端午节期间粽子配送、中秋节期间月饼配送、年末年货配送10)特价菜采购配送（晚、凌晨）
（五）仓库保管员
1、总仓验收，保证货物质量，杜绝质量不合格产品
2、每日按时发货，开具送货单，保证数量准确性
3、每月总仓盘点，统冠物流仓库盘点，保证货物数量账目相符
（六）采购文员助理
1、每日接收各门店的报单申请并汇总
2、将所接收的报单再分别报给相应的供应商
3、负责公司G9系统的商品录入、更新及维护
4、负责每月两次的商品价格录入及更新（杭州门店及Uncle5）
5、负责接收Uncle5门店统冠物流发货的订货单，并在统冠系统里下单。
6、统冠系统里每次进货、出货，在公司G9系统的物流中心里同步录入
7、确保统冠系统的商品规格价格同我司G9系统的商品规格价格保持一致。
四、物品、原料管理制度：
（一）、物品、原料采购
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3、各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。
5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述规定采购，财务部以及业务部门的财会人员应一律拒绝支付，并上报总经理处理。
（二）物品原料损耗处理
1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏、失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理；
五、食品采购管理制度：对价、比价
六、能源采购管理制度：能源采购；能源提运
七、供应商管理制度
采购部制度6
1、申请
①用车部门逐项填写内部用车申请单,经部门经理审核、签字。
②将用车申请单转到总办,根据需要和车辆调度情况派车。
2、审批权限
①使用小车由总经理审批、
②使用其它车辆由行政办主任签批、
③值班、节假日用车持部门经理签字的申请单出车,并报行政办备案。
3、车辆使用原则
凡出塘厦区域车辆,提前一天申报,以便总办统一编制长途用车计划,提高车辆使用率、
4、市内用车原则
①凡属部门正常用车(如每周、每月例行用车),应提前半天将用车申请单报总办。
②本着节约的.原则,凡路途较近,时间允许又不需载货的,一般不派车。
5、凭用车申请单派车
①一般情况下,必须凭内部用车申请单向行政办申请派车。
②遇特殊情况,由行政办公室主任电话通知,可先出车,但事后须及时补单。
③未经批准,禁止无调度单(特殊情况为申请单)找司机出车。一经发现私自出车现象,用车人必须按酒店出租车费标准付费,同时扣发司机部分效益工资。
采购部制度7
为了规范公司采购部的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司项目物资采购的监督管理，明确部门内部员工责任和义务，特制定本规定，本规定是公司采购部物资采购管理的基本规范。
一、采购部职责
1、根据公司经营发展战略，制定本部门的工作目标；
2、根据公司制定的、月度工作计划制定部门、月度工作计划并分解实施；
3、负责根据工程实际情况，制订材料供应计划和资金需求计划；
4、负责项目所需材料、设备、成品、半成品的考察、询价、比价及招标；
5、负责项目所需材料、设备、成品、半成品的采购合同的签订与执行；
6、负责工程项目所需材料、设备、成品、半成品的出入库管理；
7、负责建立询价、比价系统，完善供货商实名录及材料样品库；
8、负责完善采购数据库，配合计划经营部、财务部办理工程项目材料结算；
9、负责解决材料、设备、成品、半成品的售后服务问题；
10、负责采购相关资料的档案管理，并于工程竣工验收之后移交至行政人事部保管；
11、负责制定本部门管理制度、职务说明书、工作流程、工作程序、工作标准；
12、定期召开部门工作例会，落实工作计划的完成情况；
13、及时完成上级领导交办的其他任务岗位职责：
二、各岗位职责
（1）采购经理职责
1、执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度
2、开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理
3、主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账
4、负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时
5、负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务
（2）采购员职责
1、在拿到提资单后，首先要制定详细的采购计划，并上报给相关负责人审批；
2、在上报采购合同审批前，要认真做好询价、议价、比质、比价，并列出一份详细的`物资比价的物资价目表；严格执行采购流程，认真编制采购合同
3、应按时、保质保量地完成各项物资采购工作并及时准确发货
4、每次发货要配有详细的发货清单，与项目现场接收人员进行合理对接
5、付款后及时索要发票
（3）内勤职责
1、负责采购合同的管理、归档以及根据采购员提供的物资价目表做出相关物资详细价目表并存档，方便再次使用
2、做好本部门各项档案的管理工作：如采购合同、执行、发票索要、各种审批文件、往来函件及公司下发的各种文件
3、根据物资采购员的市场调查信息建立合格的供应商名录
4、按照项目建立采购物资台账，每周向部门负责人报批并做好保密工
（4）工程造价员职责
1、部门接到技术提资（技术规范书或图纸）做出详细的招标计划（发给具备相关资质业绩的施工单位）
2、根据提资做出详细合理的预算，提供给公司其他部门或本部门采购人员
3、本部门或相关部门根据预算给出的价格，找出最具备条件和最合理的施工队伍（既要保证公司的合理利润空间，又要保证施工队伍的质量）
4、做好招标计划的资料和保密工作
5、由本部门组织有相关部门配合组织好招标工作
（5）工程现场采购员职责
1、现场急需物资，金额较小的，应由现场采购员负责采购
2、所有现场到货物资应与工程部做好交接工作
3、及时反馈到货情况，到货单据及时签字，及时返回给内勤
三、物资采购遵守的原则
1．未经审批的物资一律不得采购；
2．仓库内的库存物资应优先使用；
3．采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；
4．在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同类质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；
5．对于试用物资，必须由使用部门出具试验情况报告，并经本门负责人审批后，方可采购。
6．未提资的物资坚决不予采购（所有提资单一律提部门经理并要以文字形式提资，不要打电话提资）；
7．提资不全的不得采购：提资不详细不予采购，凡是不详细提资都要和技术部和项目部核对或根据及时协议核对无误后重新提资方可采购，避免给公司造成不必要损失
8．建立合格供应商名录时，要考虑比质、比价、比服务和采购距离方便的原则；
9．在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同类质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；
四、物资采购管理
1、节约采购成本，应定期及时与公司技术部沟通，按照技术协议和合同要求仔细审核确认规格型号等参数无误后方可采购，避免盲目提报物资采购计划，以避免物资积压错误采购和重复采购，给公司造成不必要损失。
2、公司内各部门、施工工地及配套厂家要按程序定期报物资采购计划，然后由采购部汇总统一上交相关领导审批；
3、为节约采购成本，应定期与公司其他部门及项目部联系，或者到现场了解，根据实际情况制定本周的物资采购计划，避免盲目提报物资采购计划，以避免物资积压损失；
4、各部门、施工工地及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责；同时，采购部有权拒绝采购规格型号不完整的物资；
5、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订，不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，在合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任、买卖双方的违约责任以及其他需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，在签订合同，并报部门负责人批准。
6、物资采购时，如所需物资出现短缺现象，采购部应征求使用单位的意见，在使用单位同意，并签字确认后报物资负责人批准方可采购使用单位愿意接受的替代品，否则，后果由采购部采购人员负直接责任；
7、物资采购人员未能及时完成的采购任务，应及早报部门负责人和相关领导说明原因，拟定补救措施。
五、采购物资验收入库管理
1、物资到货后，采购部通知相关部门派人清查到货物资的数量、质量及规格型号等并且进行检验；
2、验收中的不合格物资，由物资采购员及时与供应商进行沟通，及时进行退换货处理。
3、验收合格的物资，由采购部及时送到指定地点，由相关部门接受人员对物资办理入库手续；货票同行的，由接受人员签单入库，并由采购部人员带回入库单，双方做好交接手续。货票不同行的，等发票到后，再由相关部门接收人员打印入库单，并及时交付采购部登记归档。
六、对所有物资采购人员要求：
1、首先要有好的人品，没有好的人品，能力再强也干不好物资采购工作，也会给公司造成不必要损失；
2、再是要有踏实、勤奋好学的干劲，尽职、尽责、尽力，能力不够我们可以学，通过学习，我们要不断提高自身的业务素质和各种专业知识，这样在采购工作中干起来才会避免出错，才会得心应手！
3、要懂得沟通：物资采购工作就是要与各种各样的客户打交道，只有和客户沟通好我们才会采购到物美价廉的设备和材料，降低采购成本，再是要和公司内部（技术部和工程部）协调沟通，只有这样才能避免在采购环节中出错，才能避免给公司造成不必要损失！
4、要有团结合作的责任心，懂得感恩，还要有严格执行能力，不能我行我素，没有集体荣誉感，个人能力重要，但是团结合作更加重要！
采购部成员应当严格遵守本规定，根据市场信息做到比质、比价,比服务采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。
采购部制度8
一、总则
1.为规范公司日常采购工作,特制定本制度。
2.本制度适用于公司的日常采购活动。
二、采购原则
1.严格执行询议价程序
物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2.采购会审、合同会签制度
物品采购,必须有相关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核后生效。
3.职责明确
采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货等问题的解决,应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
4.一致性原则
采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致,在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。
5.廉洁制度
所有采购人员必须做到:
(1)自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
(2)加强学习,提高认识,增强法治观念。
(3)廉洁自律,不能向供应商伸手。
(4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
(6)努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。
三、采购程序
1.供应商的选择
(1)供应商必须证照齐全,具有相关资质。
(2)对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
(3)在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
(4)为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
2.采购程序
(1)日常及其他零星物品的申请,由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批,最后交采购部门采购。
(2)采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调财务及使用部门共同完成,报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,行政部门负责合同风险条款的.审查。采购部门负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
(3)对于已审批完毕的采购合同,必须彻底跟踪,保证准确的交货期,以免影响公司运营。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的,必须第一时间向上级汇报,协商最快交货期,或商议其它解决方案。并及时通知相关人员最新的材料到货时间。
(4)采购过程中发生变化时,需求部门应及时出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
3.付款程序
(1)采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请,各主管签字,后附入库单,交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。
(2)发票:付款时必须索要发票,核对发票形式(普票或增值税发票)内容是否和合同约定一致,确认后交给财务部核销。
四、违约处理
1.货物出现延期后,采购部应及时通知相关部门。
2.货物出现质量问题后,由使用部门提出意见,报部门经理,交采购部处理。采购部接到意见后,将情况上报总经理,并按投诉做紧急处理,将情况及时报给供应商,要求供应商换货或退货。
3.采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。
五、审计监督
在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。
六、绩效与评估
1.制定采购绩效评估的目的,包括以下项目:
确保采购目标之达成;提供改进绩效之依据;作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考;提高采购人员的士气。
2.采购绩效评估的指标
采购人员绩效评估应以“5R”为核心,即适时、适质、适量、适价、适地,并用量化指标作为考核之尺度。
3.采购绩效评估的方式。
采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。目标管理考核占采购人员绩效评估的70%;工作表现占绩效评估的30%;两次考核的总合即为采购人员之绩效,即:绩效分数=目标管理考核x70%+工作表现考核x30%
采购部制度9
(1)认真贯彻国家和上级部门有关环境职业健康安全方面的方针、政策、法律、法规及相关规章制度。
(2)在进行物资采购时,应与供应商签定正式的包括环境职业健康安全方面条款的有效的经济承包合同,明确采购物资的质量标准、环保和安全要求,同时明确在提供服务期间的职业健康安全管理责任,并负责监督落实。
(3)负责建立相应的制度对违反公司环境职业健康安全管理要求的供应商进行处理。
(4)负责监督供应商制定在本单位范围内装、卸货物的《安全操作规程》和发生事故的应急救援预案,并进行培训和演练。
(5)负责组织对本单位的危险源、环境因素进行辨识、评价、更新和学习,并制定措施或管理方案加以控制,在进行市场调查或到供应商现场考察时要落实好相应的职业健康安全措施。
(6)负责对本部门员工进行环境职业健康安全知识的教育和培训,不断提高本部门员工的环保和安全意识。
(7)认真履行环境职业健康安全管理体系文件内规定的本部门的各项具体工作。
1.1.1认真贯彻执行国家各项安全生产法律、法规、方针、政策和公司各项安全管理规章制度,经常对本部门员工开展多种形式的安全教育;
1.1.2对物资采购部所管辖范围内的职业健康安全、环境负全面责任;
1.1.3贯彻执行国家及上级主管部门制定的职业安全卫生和劳动保护的法律、法令,落实企业制定的有关安全管理规定、规章和制度;
1.1.4按照规范组织采购符合安全环保要求的劳动保护用品,特种劳保用品在采购时必须获取国家认定的“三证”;
1.1.5正确执行公司制定的劳保用品的发放标准,严格按照公司安全部门要求,及时采购和发放符合国家安全技术性能标准的劳保用品,保证按时足量供应;
1.1.6凡采购的各种部件和物资必须符合安全技术环保要求和有关标准,在搬运过程中要有切实可行的安全环保措施,防止发生安全和污染事故;
1.1.7加强对客户、承运人进入危险品仓库、场地前的安全教育,督促其遵守企业的有关安全规定,并确保其人身安全;
1.1.8负责对企业安全技术措施项目所需设备、材料的采购和供应工作;
1.1.9凡采购国外产品、设备、材料、配套等必须考察其安全性能,安全环保指标,必须确保采购项目的安全资料、安全环保设施装置附件齐全、有效,否则不准采购;
1.1.10凡采购化学品必须向供货方索取危险化学品的安全技术说明书和安全标签;外来人员来公司考察、参观等,要及时对来访人员进行外来人员安全教育,以确保其在我公司内活动期间的安全,并要求其遵守公司各项职业健康安全、环境保护规章制度;
1.1.1负责国家各项安全生产法规和公司各项安全管理规章制度在本部门的贯彻执行;
1.1.2负责组织对本部门员工开展多种形式的安全教育,对本部门员工安全生产负责;
1.1.3负责组织采购符合国家安全技术质量要求的`设备和材料,并按安全要求组织入库;
1.1.4负责组织采购符合国家安全技术性能标准的劳动保护用品;
1.2质量部门安全职责
1.2.1负责公司零部件及产品的质量检验管理工作,对所管辖范围内的职业健康安全、环境保护负责;
1.2.2负责制定化验人员采样、分析项目及使用设备、仪器的安全操作规程及设备、仪器、化学药品的管理制度,并加强对执行情况的检查考核;
1.2.3对产品试车或进行中检查时,必须按安全环保措施规定认真执行,检查其能否满足安全、环保的需要,发现问题及时督促整改;
1.2.4负责将产品质量检验过程中暴露出来的各类不安全因素,及时向有关部门反馈,以便进行技术改造,提高产品安全可靠性;
1.2.5对产品的零件、购件、工具仪器、仪表等进行检验时,必须符合安全技术和劳动保护的要求,发现问题及时与有关部门联系,并采取有效措施;
1.2.6定期对计量器具进行维修、保养,使其保持良好的状态,符合安全要求;
1.2.7成品出公司必须符合安全、卫生要求,大、中产品起吊、运输要有清晰标记和安全防护;
1.2.8负责事故分析时的化验检测和数据处理;
1.3质量部部长安全职责
1.3.1严格遵守国家有关安全的法规、规范、规程、标准和制度;
1.3.2在编制特殊检验工艺方案时,应编制相应的安全技术措施;
1.3.3在采用新技术、新设备、新工艺和检验条件变化时,应编制安全技术操作程序或安全技术作业指导书;
1.3.4负责安全技术、安全设备、仪表的技术鉴定;
1.3.5加强对有毒化学试剂的管理和安全使用,必须由专人负责管理;
采购部制度10
第1条
目的
为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。
第2条
采购预算管理的含义
1.采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。
2.预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。
3.采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。
第3条
编制采购预算
1.编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的'形式表现出来。
(1)根据企业年度销售计划，由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。
(2)采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交副总经理、总经理审批。
第4条
执行采购预算
1.将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。
2.对预算执行过程进行监控。
第5条
分析和调整采购预算差异
1.在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。
2.如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。
第6条
采购预算资金控制
1.在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。
2.部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。
3.对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
4.对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。
采购部制度11
一、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1、作为采购部开展工作的'规范依据。
2、作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
3、作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据
三、采购部人员职责及管理制度
1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
2、建立完善的采购管理制度，对供应商进行合格供方评定工作;
3、编写统一格式的采购计划，内容包含数量、质量、价格等采购要求;
4、与供应商的比价、议价、谈判工作;
5、经与供应商谈判后，签订采购合同，合同归档，来料及协助检验部做好进货以及检验事宜;
6、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完成采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成;
7、负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作;
8、每年度对原有合格供方进行复审，淘汰不合格的供应商;
10、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本。
11、执行公司质量方针，质量目标的落实;
12、负责与供应商以及其他部门的协调工作;
13、积极参与紧急的、临时的采购工作;
四、标准采购作业程序
一.请购单的开立、递送
1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明物资、商品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号。
2、需用日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3、紧急请购时，由请购部门于“请购单““说明栏“注明原因，并注明“紧急采购“章，以急件递送。
二.请购案件的撤销
1、请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单采购“或“请购单采购“第一、二联加盖红色“撤销“的戳记及注明撤销原因。
2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
1采购部门于原请购单加盖“撤销“章后，送回原请购部门。
2原“请购单“已送公司办公室待办收料时，采购部门应通知撤销，并由公司办公室据以将原请购单退回原请购部门。
3。原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
三.采购工作的划分
1、日常采购：由使用部门或公司办公室负责办理。
2、销售商品的采购：由采购部负责办理。
3、采购部长对于重要材料的采购，直接与供应商或代理商议价。必要时由总经理指派专人或指定部门协助采购部办理采购作业。
四.采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1、集中计划采购：凡大批量采购的商品，须以集中计划办理采购较为有利者，采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡经常性采购的商品，且销量较大的商品，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后按照公司需求分批采购。
五.采购作业处理期限
采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
六.询价、比价、议价
1、采购经办人员接获“请购单采购“后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选两家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单“上予以注明，经使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
4、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
七.呈核及核决
1、采购经办人员询价完成后，于“请购单“详填询价或议价结果及拟订“订购厂商““交货期限“与“报价有效期限“经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2、采购核决权限：采购部长以上管理人员。
八.进度控制及事务联系
1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表“控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单“并注明“异常原因“及“预定完成日期“，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
3、采购部门于采购案件“运输日期“有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
九.廉洁条款
1、采购经办人员不得接受供应商以任何形式或名义支付的回扣、礼金、报酬及返利等现金或有价票据。
2、采购经办人员不得接受供应商提供的其他利益开支。
3、采购经办人员人员不得主动索取自用的供应商的产品或其他实物礼品。
4、采购经办人员或采购经办人员直系亲属等不得以正式职员、兼职职员、顾问、专家等任何名义参与供应商的经营。
5、杜绝其他商业贿赂行为。采购经办人员如有违反，除赔偿公司因此所造成的一切损失外，视情节轻重给予处罚，直至除名。
采购部制度12
第1条
目的
为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。
第2条
进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
第3条
严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务
1.采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。
2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
第4条
专家论证适用情形
对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第5条
请购
使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。
第6条
审批
采购经理、财务经理、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
1.采购预算内采购额由生产经理、财务经理、副总经理审批。
2.采购预算及计划外采购项目均由总经理审批。
3.对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
第7条
采购
1.采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
2.采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，招标办最终确定合格供应商名单。
3.采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。
第8条
验收
质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。
1.验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。
2.采购的商品存在重大质量问题，招标办组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总经理审批后，采购部负责处理。
第9条
付款
1.财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。
2.应付账款、预付款由财务部审核、副总经理、总经理审批。
3.审核无误后出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。
第10条
账务处理
1.财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
2.将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。
3.每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
第11条
对账
1.财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
2.取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。
采购申请审批制度
第1章总则
第1条
企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条
本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。
第3条
责权单位。
1.采购部负责企业所需物资的采购工作。
2.财务部负责采购物资的货款支付工作。
3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4.财务总监、总经理根据权限审批采购项目。
第2章请购审批规定
第4条
原材料或零配件的请购。
1.需求部门请购。
(1)原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
(2)仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
(3)当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。
2.仓储部门请购。
(1)仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
(2)仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过的请购单归档备案。
第5条
临时性商品的请购。
1.临时性商品的'采购申请由使用部门直接提出。
2.使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3.请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条
经常性服务项目的请购。
1.经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
2.使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总经理进行审核、审批。
第7条
特殊服务项目的请购。
1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
2.总经理、董事会或股东大会进行审议批准。
3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总经理批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。
第8条
资本支出和租赁合同。
1.对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总经理、董事会或股东大会进行决策。
2.对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第3章请购单规定
第9条
请购单的开列和递送。
1.请购单的开列。
(1)请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
(2)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
(3)各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
(4)请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
2.需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
3。紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因。
4.材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
5.物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。
第10条
免开请购单部分。
1.总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
(1)礼仪用品，如花篮和礼物等。
(2)招待用品，如饮料和香烟等。
(3)书报、名片、文具等。
(4)打字、刻印、账票等。
2.零星采购及小额零星采购材料项目。
第4章附则
第12条
本制度经总经理审批，自颁布之日起执行。
第13条
本制度由采购部负责解释。
采购部制度13
一、总则
采购员薪酬组成薪酬=基本工资+奖金?处罚
1、增加新品种数量=奖金
2、奖金是根据业绩完成达到指定要求后对采购人员的奖励，奖金分两部分。
3、奖金按月度核算，次月发放，计算方法为：奖金=绩效考核分数。该部分奖金提取要求：绩效考核分达到70分以上。
4、滞留处罚：品种滞留时间90天给予百分之一处罚，品种滞留时间90―120天给予百分之一点五处罚，全国总代品种和二级协议品种可减免其滞留处罚，代销的厂家协议品种可免予滞留处罚。
二、岗位职责：
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进货物均须附有质保书和售后服务合同（三证）。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的.其它各项工作。
三、具体工作
1、工作时间为早8：30～晚17：30午休时间12：00～13：30休息时间要保持安静，不要打搅影响他人的正常生活。
2、工作时间每天上午9点保证开始在线工作，工作时间内只能用1个QQ（即工作QQ）上网谈工作业务，不准在网上闲聊，不准看电影玩游戏等，（每天下午17：30点为限，前提得完成手里面有工作）如有违反打扫办公室一天，总监满意为止。
3、未经批准不得留在办公室内非本公司人员，如有为违犯罚清洁卫生间一天，并承担一切后果。如有亲属来访需提前向公司申请。
4、如无外出午休后13：30点必须回公司，否则发生意外事件，公司不承担任何义务和责任，所发生的一切后果自负。
5、采购部如需外出，要向总监申请统筹安排。但要视具体业务轻重由总监决定，出门时填写出门条，总监签字。总监外出填写出门条运营总监签字。没有签字视为旷工。
6、员工辞职需要提前一个月做出书面请辞并说明原因，要保证不做任何损坏和伤害公司利益的行为，如有违反可视自动放弃本月工资和奖励，且公司不承担任何费用。
7、所有办公，采购开支实行凭票报销的原则。
8、原则上不准打的，公交车费凭票据实报实销。除了有紧急事情，经过请示外，可公司派车。
9、办公零星费用，凭票据记帐。票据应注明经手人姓名，应先行请示，经总监同意后支出。
10、保持个人生活自理卫生，要求每日保持座位整洁，每月清洁一次桌椅。
11、保持卫生间卫生，个人便后，要冲马桶。
12、爱护好公司财务，如因个人为（如用办公用品敲打物品）造成损坏，要自行赔付。
13、本着工作绩效性原则，现实行初次下单提成0、01%二次下单0、02%。
14、采购产品价格以出厂价为主，如价格高（高于出厂价视为过高），销售在其他途径得知高于市场价导致无法销售（销售出示证据），归纳为未完成任务。
15、如果采购产品出现失误和重大问题，错发漏发产品所造成的损失，公司要对责任人进行惩罚，按实际损失比例的30%在当月工资中扣除。
16、对自己负责产品执行，每月要完成一次更新，并对公司网站信息错误及时反馈。
17、对自己下到工厂的单子进行跟单（下单后第3天和交货期前3天）。
18、如采购员需要出差，首先提交出差计划呈交至部门总监。如总监需出差，出差计划呈交至总经理，签字后到财务部领取出差费用。
19、出差费用在出差计划中体现清晰，如差旅费、住宿费、餐饮费大致数字。有领导审批。
20、出差归来，所有票据计划内采取对账票据。计划外采取凭票据实报实销。
21、每月需凭上月业绩考核，如未达到考核标准，工资扣除xx。如超额完成标准，奖金xx。
22、在追加订单时，如达到厂家要求的数量，必须再次压价，这次追加订单压缩的价格80%给予采购部作为奖金（每种产品每降价一次只给予第一次奖励之后不再有奖励）。
采购部制度14
酒店采购部管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的'按划定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务轨制,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操纵轨制
1、按使用部分的要乞降采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表;
2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;
3、在主管的铺排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;
5、货物验收时泛起的各种题目,应即时查清原因,并向主管汇报;
6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。
7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分,同时附上采购申请单或经销合同;
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。仓库治理轨制
1、仓库的分类:
酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓,动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。
2、物品验收:
(1)仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收,并做到:
①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收;
②发票上的数目与什物数目不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;
③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。
④对购进品已损坏的不验收。
(2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。
3、入库存放:
(1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;
(2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有条理、留意整洁美观,不能挤压的物品要平放在层架上。
(4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。
4、保管与抽查:
(1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①仓管员要常常对所管物资进行抽查,检查什物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对;
②材料会计或有关治理职员也要常常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。
5、领发物资
(1)领用物品计划或讲演:
①凡领用物品,根据划定须提前做计划,报库存部分预备;
②仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好,做好目录,预备好物品,以便取货人领取;
(2)发货与领货
①各部分各单位的领货一般要求专人负责;
②领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途等)并签名,仓管员凭单发货;
③领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单入账;材料会计一份,凭单记明细账;
④发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。
(3)货物计价:
①货物一般按进价发出,若统一种商品有不同的进价,一般按均匀价发出。
②需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或均匀价加手续费和治理费调出。
6、清点:
(1)仓库物资要求每月月中小清点,月底大清点,半年和年终彻底清点;
(2)将盘结果列明细表报财务部审核;
(3)清点期间休止发货。
7、记账:
(1)设立账簿和登记账,账簿要整洁、全面、一目了然;
(2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户;
(3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解决,在未弄清和更正前不得入账;
(4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后才能入账;
(5)发出的物资用加权均匀法计价,月终泛起的发货计价差额分品种列表一式三份,记账员、部分、财务部各一份;
(6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账;
(7)调出本酒店的物资所用的治理费、手续费,不得用来冲减材料本钱,应由财务部冲减用度;
(8)入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,发出时按加权均匀法计价;
(9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资,于月底估价发放,待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调整三级账;
(10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;
(11)与仓管员校对什物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相符。
8、建立档案轨制:
(1)仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿;
(2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。物品、原材料采购轨制
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以把握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口,凡本地区能解决的不到外埠采购”的划定。
3、各项物品、商品、原材料的采购,必需遵守市场治理及外贸治理的划定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部分知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。
5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部分应坚持先取样品,征得使用部分同意后,方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必需取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述划定采购者,财务部以及业务部分的财会职员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。
采购部制度15
一、请购及其规定
1. 请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2. 请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量;
请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间;
请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购部门主管; 请购单审核人; 采购副总审核;
财务审核人; 公司总经理。
3. 请购单及其提报规定
⑴ 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;
⑵ 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的'格式进行填写提报;
⑶ 其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;
⑷ 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;
⑸ 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
⑹ 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;
⑺ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
⑻ 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4. 公司物资请购单的提报部门
⑴ 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;
⑵ 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; ⑶ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二. 请购单的接收及分发规定
1. 请购的接收要点
⑴ 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请
购单是否经过公司领导审批;
⑵ 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;
⑶ 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
⑷ 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2. 请购单的分发规定
⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
⑵ 对于紧急请购项目应优先处理;
⑶ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3. 采购周期的规定
⑴ 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;
⑵ 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;
⑶ 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务
时应向领导说明原因;
⑷ 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三. 询价及其规定
1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3. 对于紧急请购项目应优先处理;
4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;
5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四. 比价、议价
1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;
2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;
3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
五. 比价、议价结果汇总
1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;
2. 比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;
3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
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