公司文件管理制度（精选19篇）
在当今社会生活中，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是指一定的规格或法令礼俗。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编整理的公司文件管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。
公司文件管理制度 篇1
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的`文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕，应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
公司文件管理制度 篇2
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的.文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司文件管理制度 篇3
一、收文
1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。
2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。
3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。
4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。
5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
二、发文
1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。
2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。
3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。
4、向上级单位呈报的'文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。
5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。
三、文件查询
1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。
2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。
公司文件管理制度 篇4
一、总则：
为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。
二、技术文件的编制、审核、批准：
1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。
2、工程部部长负责技术文件的审核。
3、总经理负责技术文件的`批准。
4、技术文件包括：
a、图纸；
b、工艺操作规程；
c、设备操作规程；
d、产品内控标准；
e、产品检验规范；
f、采购技术要求等。
三、技术文件的更改：
1、技术文件更改的前提：
a、顾客要求更改；
b、由于开发试制的疏忽而必须更改；
c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。
2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；
3、技术文件更改申请单应包括以下内容：
a、更改原因；
b、更改前参数；
c、更改后参数。
4、技术文件更改申请单的审批：
a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；
b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；
c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；
5、生产部根据指令实施更改。
a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；
b、更改不得违反有关标准和法律、法规；
c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；
d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。
四、技术文件的管理：
1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；
c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；
d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；
e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；
f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；
g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。
公司文件管理制度 篇5
一、总则
第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条、公文的签收
1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条、文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
四、文件的立卷与归档
第九条、文件的归档范围
凡下列文件统一由行政秘书归档：
1、企业领导发出的'报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。
2、各种专业例会记录。
3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
4、有保存价值的客户资料及处理结果。
5、企业日志和大事记。
第十条、立卷要求
1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
五、文件的销毁
第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条、本制度解释权归行政部。
第十三条、本制度自公布之日起执行。
公司文件管理制度 篇6
(一)总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
(二)文件管理
内容主要包括:上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
(三)收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
(四)发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的'文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。
(五)文件的立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
公司文件管理制度 篇7
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理
第四条 公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
(三)发文的管理
第八条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条 发文的.范围：
1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关重大事项；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；
2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。
(五)文件的借阅和清退
第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；
(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
公司文件管理制度 篇8
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的.权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定
(5)发布相关奖惩决定和通报
(6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责
6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚
7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发
8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印
9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复
(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录
(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品
(9)单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
公司文件管理制度 篇9
1.编订依据
本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。
3.责任部门
本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。
4.制度细则
4.1记录编号规定
4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。
4.1.2内部记录的设定格式为：
QR + XX + XX + X/X
记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号
4.1.3外来记录的设定格式为：
（WL）QR + XX + XX
外来记录缩写+隶属部门+记录编号
4.2公司文件编号规定
4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有：
（1）标准操作指导书：SOP
（2）标准检验指导书：SIP
（3）标准管理程序：SMP
4.2.2质量手册的编写格式为：
TXJY + QM + X/X
公司简称+质量手册缩写+手册版本号
4.2.3程序文件的设定格式为：
TXJY + QP + XX + X/X
公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号
4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号
4.2.5外来文件的设定格式为：
WL + XX + XX
外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号
4.3部门编号的规定
4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如：
行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。
4.4文件编写格式的确认
4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。
4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的间距。
4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。
4.5文件的'发放和管理
4.5.1文件发行
4.5.1.1公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。
4.5.2文件补发
4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。
4.5.3文件更换
4.5.3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0，那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。
4.5.5文件编号
4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。
公司文件管理制度 篇10
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的.最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司文件管理制度 篇11
1.目的
防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。
2.适用范围
适用于公司各部门的日常工作。
3.职责
3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。
3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。
4.方法和过程控制
4.1公用设施的标识
4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。
4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的'标识。
4.1.4所有设备间出入门上应有机房重地，非请勿进的标识。
4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。
4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴严禁烟火的告示牌。
4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。
4.1.8在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进的标识。
4.1.9变压器和高压环网柜上挂高压危险，请勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必须标明水的深度。
4.1.11天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人等字样的警示牌。
4.2服务过程的标识
4.2.1高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有危险勿进，高空作业，注意安全等字样的告示牌。
4.2.2配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌。
4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放暂停使用告示牌，清洁时挂放清洁中字样的标识。
4.2.6维修公共卫生间设施时，应放置维修中或停用字样的告示牌。
4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中字样的标识。
4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。
4.3标识的管理
4.3.1各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。
4.3.2各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。
4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义，应及时更换、替补或撤消。
4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。
5.相关文件
《ci标识手册》
公司文件管理制度 篇12
为了使员工忠于职守，促进旅游区的繁荣与发展，要求全体员工必须遵守各类制度，自觉维护平山旅游区的根本利益。
一、员工录用制度：
根据实际业务需要，择优录用人才。凡具有初中以上文化程度或同等学历或有一定相关专业知识身体健康、五官端正、作风正派的青年均可应聘求职。
聘任程序：携带本人身份证、学历证明等相关证件（原件、复印件）填写《应聘登记表》和《个人简历》，→面试（合格者）→岗前培训→试工、试岗（一个月）→合格者正式录用，签订合同。
公司对所有员工都本着来去自由的双向选择方针，在全面期内员工辞职，须提前十天写出书面辞呈。经批准后，结清各部门手续，交回工作服，凭《手续结清证明》、原始收据到财务部领取保证金及工资。
新员工试用期间必须服从安排，不适应工作的可申请离职，试用期自动离职者，不发试用期工资。
二、考勤管理制度：
1、正常劳动时间视部门工作需要而定。每月从xx日至下月xx日为满月考勤时间。
2、上班从换好工作服、整理好仪容以签到时间为准。
3、事假要提前一天申请，特殊原因也必须到岗请假，得到经理批准后才可离岗，违者按旷工论。
4、迟到：凡未按公司规定的时间上班者，无论任何理由均记迟到。旷工：未事先办理请假手续而无故缺勤以及假满未归者均算旷工，一年累计旷工两次的开除。病假：请病假需出具病假条及医院证明、病历，急诊可立即打电话，非急诊要提前请示。无医院证明或病历按旷工算。
5、上班时间若要外出须得到领班或经理同意。
三、福利制度：
1、员工工资遵循按劳分配原则，实行同工同酬、多劳多得，执行月工资。月工资根据不同部门、不同岗位、不同职务确定员工工资。
2、员工工资以现金形式按月支付。
3、根据需要，按不同工种向员工发放工作服等劳动保护用品。辞职或除名的员工对配发的工作服应上交公司，不缴回者按服装成本费用的全部在工资中扣除。
4、为鼓励发扬集体精神，不定期的搞各种文体活动来增强员工团队凝聚力。
5、为员工提供比较充足的学习时间，并进行定期培训，提高员工素质和业务水平。
四、安全制度：
1、员工必须服从领导，听从指挥，遵守劳动纪律，不得违章作业。
2、所有员工必须注意防火、防盗、防暴、防机械事故，若发现问题及时采取措施，防止事故发生，同时上报领导。
3、要认真检查设备，消除不安全隐患，确保顾客生命安全及公司财产安全。
4、发现形迹可疑或不法行为的人或事，要及时报告领导。
5、旅游区不得出现打架闹事行为，若发现此不良状况立即报告，并帮忙疏导围观群众。
6、若发生紧急事故，全体员工必须服从指挥，通力合作，发扬见义勇为、奋不顾身的精神，全力保护公司财产及顾客生命财产安全。
7、员工不得打架斗殴，不允许将社会不良青年带进工作场所及与之交往，要保护自身安全。
五、财产负责制度：
1、各部负责人，负责本部机械设备、物品等安全，对后勤部负责。如发现丢失或损坏，追究当事的责任或赔偿。
2、如有设备需维修时，由各部负责人及时报告主管领导，避免影响正常工作。
六、奖惩制度：
为提高服务质量，促进企业经济效益和企业行业竞争力，建立一支严格、负责、团结、奉献的高素质员工队伍，公司坚持奖惩分明，奖优罚劣，以思想教育为主，惩罚为辅的奖惩原则。
奖励：
1、对保护公司财产和他人生命、财产安全挺身而出的，见义勇为的员工公司将给予奖励现金。
2、努力完成本职工作和公司交给的各项任务，成绩显著者，在工作岗位上做出重大贡献或对公司某岗位实现技术改革者公司将给予奖励现金。
3、在服务中创造优异成绩，如拾金不昧等，为公司赢得重大声誉及多次受到顾客表扬者公司将给予奖励现金。
4、发现事故苗头及时采取措施，防止事故发生的，公司将给予奖励现金。
惩罚、纪律处分：
1、上班不穿工作服者，一次罚5元；
2、迟到：半小时以内一次罚5元，半小时以外、一小时以内罚10元，一小时以外、两小时以内罚20元，以此类推；
3、工作时间干私事、影响公司形象的.、仪容不整的、发现一次各罚5元；
4、上班时间擅离职守、聚堆闲聊，服务差、被顾客投诉的，上班时间吸烟、酗酒、赌博的，和同事、顾客或其他人吵架、打架斗殴的，顶撞领导、不执行命令者，不服从管理、严重妨碍管理秩序的，一次罚50元；
5、严重违反各项制度，造成公司利益或形象损失的将被开除并扣工资与保证金。
七、卫生制度：
1、工作现场设施、设备、办公桌椅等由本室员工打扫，摆放整齐，保持干净卫生。
2、及时清理环境卫生，保持景点、道路清洁。
3、清洁员保持大厅、过道、楼梯、卫生间、门外等卫生区域的环境卫生。
4、餐厅餐具要及时刷洗消毒，客房各类物品摆放有序，人员要衣冠整洁，客房要保持清洁卫生，及时换洗床上用品。
八、交接班制度：有准确的时间观念，每班必须提前15分钟接收工作，整理仪容，进行接班准备。
1、收银员：整理好账目，清点所有现金交与财务部指定的收款人员。
2、值班值宿人员清点本区设备、物品等，作好值班记录。
3、清洁工交班时必须保持各卫生区域干净整洁，未留有死角。
4、保安下班前认真检查各种设施、设备，消除不安全隐患，确保安全。
公司文件管理制度 篇13
（一）总则
第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的'文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用於：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的。立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公司文件管理制度 篇14
第一节 总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节 文件分类
一、规定。
发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用"规定"。
二、决定、决议。
对重要事项或重大行动做出安排，用"决定"。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用"决议"。
三、通知。
转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用"通知"。
四、通报。
表彰先进，批评错误，传达重要信息，用"通报"。
五、请示、报告。
向上级请求批示与批准，用"请示"。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用"报告"。
六、批复。
答复请示事项用"批复"。
七、函。
商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用"函"。
八、会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用"会议纪要"。
第三节文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括、年号、顺序号。
四、公司发文分为四种:
①"发"、②"人发"、③"客发"。
冠以上述发文的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。
"发"用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号; "人发"、"客发"分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。
(公司其他部门均以"发"的`发文，以②、③发文，须在发文权限范围内。)
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"。
七、紧急程度分为"特急"、"急"、"平"。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用a4型。
第四节收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。
第五节办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。
七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。
第六节发文
一、发文一律使用《公司发文稿纸》。 二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节其他
一、时限要求:
1、特急:限4个工作时内完成。
2、急:限8个工作时内完成。
3、平:限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
公司文件管理制度 篇15
1.目的
及时纠正在服务过程中产生的不合格，防止不合格服务的再发生，识别潜在的不合格原因，防止潜在不合格服务的产生，实现持续改进，为顾客提供更优质的服务。
2.适用范围
适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。
3.职责
3.1管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施。
3.2质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质量问题时发出相应的通知，并跟进验证实施效果。
3.3部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。
3.4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因，制定纠正措施。
3.5公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任。
4.方法和过程控制
4.1纠正措施
4.1.1对公司所有活动中存在的不合格进行分析，确定不合格原因，采取纠正措施予以改善，消除不合格并防止其再次发生。
4.1.2对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别，对不合格项进行确定。
a.顾客的投诉(建议)
b.紧急事件及重大质量事故
c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议
d.对分承包服务的评估
e.顾客满意度调查的输出
f.内、外审报告
g.管理评审的各项输出
h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况
4.1.3对于情况f，审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。
4.1.4对于情况d，品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》，交责任部门通知分承包方，要求分承包方对原因进行分析，提出纠正措施反馈;品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况，相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录，并签名确认，该表品质主管和责任部门各存一份。
4.1.5对于情况g，由管理者代表负责监督执行。
4.1.6对于其他不合格，品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》，对不合格事实进行描述后发往责任部门，责任部门对不合格事实进行确认后填写'原因分析'项目，制定纠正措施并实施，品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果，表格品质主管和责任部门各留存一份。
4.1.7对日常工作中出现的不合格，按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉(建议)处理程序》进行处理。
4.1.8因质量体系或服务规范引起的不合格，由品质主管组织相关人员进行论证，提出修改意见，呈交总经理或管理者代表审批后修改下发，并保存与此有关的文件和记录。
4.1.9因员工素质引起的不合格，由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施，总经理负责监督实施。
4.1.10因服务设备或设施引起的不合格，采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等，由总经理负责监督实施。
4.1.11对出现的严重或具有代表性的不合格，由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论，对质量问题进行综合分析，指定措施并组织实施，并总经理负责监督。
4.2预防措施
4.2.1对公司所有活动中潜在的'不合格进行识别，分析其原因并采取相应预防措施，以防止不合格的发生。
4.2.2对以下信息进行分析，识别潜在不合格
a.日常工作中反映出来的问题
b.品质主管对日常工作的检查和有关建议
c.顾客满意度调查结果
d.以往管理评审的情况
e.以往预防和纠正措施的实施情况
f.内、外审结果
4.2.3各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格，并根据其影响制定预防措施。
4.2.4各部门未能识别的潜在不合格，根据潜在问题的影响程度，由品质主管召集相关部门讲明原因，制定预防措施，同时指定责任部门。品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏，责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施，品质主管负责跟踪并验证实施效果，同时对有效性进行评审。在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认，表格品质主管与责任部门各留存一份。
4.2.5品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录，整理后提交管理评审。
4.3在改进、纠正和预防措施的实施过程中，管理者代表负责配置必要的资源，协助分析原因和确定责任部门，并监督措施实施过程。
4.4由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改，按《质量体系文件管理办法》执行。
5.质量记录和表格
公司文件管理制度 篇16
第一章总则
第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。
第三条全公司各类文件由办公室统一管理。
第二章收文的管理
第四条公文的签收。
(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
(2)对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管。
(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。
(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。
第六条公文的阅批与分转。
(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
⑶为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。
⑶阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。
(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第三章发文的管理
第八条发文的规定。
(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。
⑶对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件，须由集团公司董事长批准签发。
第九条发文的范围。
(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。
(2)公司下发文件主要用于以下事项。
①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的.重大事项。
⑶公司上行文、外发文主要用于以下事项。
①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部室名义发会议纪要。
④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。
第四章发文程序与要求
第十条发文程序规定。
(1)各单位需要发文，应事先向办公室提出申请。
(2)办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。
⑶草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
(4)文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章，标定日期和密级。
(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。
(6)经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。
(7)对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚。
(8)需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
(9)文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印。
(10)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。
第五章文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。
第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围。
(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。
(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
⑶公司总经理办公会以及各种专业例会记录。
(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。
(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。
(7)公司日志和大事记。
(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
(9)业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。
第十六条立卷要求。
(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。 第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，由办公室主任和办公室秘书监视销毁。
公司文件管理制度 篇17
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的`作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
公司文件管理制度 篇18
1、目的：
为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2、适用范围：
本制度适用于公司所有文件的管理。
3、定义：
公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4、文件处理程序：
公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5、文件分类：公司的`公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；
5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号
6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号
6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号
6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号
6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号
6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。
6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。
6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。
6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；
8、发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：
拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案
9、附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；
9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；
9.3本制度自下发之日起生效。
9.4附相关支持性文件。
9.4.1文件页面格式
9.4.2文件阅办单
9.4.3公文拟稿纸
9.4.4标题格式
公司文件管理制度 篇19
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
一、收文的管理
第三条公文的签收：
凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收
第四条公文的编号保管：
1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊状况例外)。
第六条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的.职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
二、发文的管理
第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条发文的范围：
1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.下发文件主要用于：
(1)公布规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
(3)公布体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关重大事项；
3.上行文件主要用于：
(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：____
(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。
6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。
三、发文程序与要求
第九条发文程序规定：
1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2.草拟文稿务必从公司角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3.办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、资料不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责)；
5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。
四、文件的借阅和清退
第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
五、文件的立卷与归档
第十三条文件的归档范围：
以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中构成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求
1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，持续文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度构成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。
六、文件的销毁
第十五条对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
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